Ở các nước phát triển như: Anh, khối các nước Bắc Âu.. việc khai thác dữ liệu từ hồ sơ hành chính phục vụ cho mục đích thống kê đã được thực hiện rất thành công. Tuy nhiên, để thực hiện được việc này cần có một số điều kiện như: cơ sở pháp lý, thái độ của cộng đồng, hệ thống định mã thống nhất…
Ở nước ta hiện nay đang áp dụng hai kênh thu thập số liệu thống kê là chế độ báo cáo thống kê và điều tra thống kê. Chế độ báo cáo thống kê là kênh thông tin quan trọng giúp Tổng cục Thống kê tổng hợp các chỉ tiêu trong Hệ thống chỉ tiêu Thống kê quốc gia. Các loại chế độ báo cáo thống kê hiện hành là: Chế độ báo cáo thống kê tổng hợp áp dụng cho các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, Cục Thống kê tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tổng công ty nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; Chế độ báo cáo thống kê cơ sở áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội có sử dụng ngân sách nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Tổng cục Thống kê cũng tổ chức thực hiện nhiều cuộc điều tra thống kê hàng năm; Các cuộc Tổng điều tra theo chu kỳ 5 năm bao gồm các lĩnh vực; Điều tra chu kỳ 10 năm có cuộc Tổng điều tra thuộc các lĩnh vực dân số và nhà ở...
Khi công nghệ thông tin bùng nổ và Chính phủ đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử thì khai thác hồ sơ hành chính cho mục đích thống kê là cần thiết. Bởi khai thác hồ sơ hành chính cho mục đích thống kê có ưu điểm là tận dụng nguồn tài nguyên sẵn có, tiết kiệm chi phí và thời gian, giảm gánh nặng cho người cung cấp thông tin. Ngoài ra, hồ sơ hành chính có thể giúp cho việc tạo ra các số liệu thống kê với tần suất cao hơn, mà không tăng gánh nặng cho người cung cấp thông tin với chi phí phát sinh thấp. Bên cạnh một số ưu điểm, khai thác hồ sơ hành chính có một số nhược điểm, đó là có sự khác biệt về khái niệm, định nghĩa hoặc phân loại. Đơn cử: Cơ quan thống kê định nghĩa “người thất nghiệp” là những người không có việc làm, đang chủ động tìm kiếm việc làm nhưng chưa tìm được việc và sẵn sàng làm việc. Trong khi đó, cơ quan hành chính lại định nghĩa, dựa trên những người đăng ký xin trợ cấp thất nghiệp, hoặc đăng ký tìm việc làm.
Trên thực tế, số liệu khai thác từ các nguồn hồ sơ hành chính ở các cơ quan quản lý khác nhau có thể khác nhau. Thậm chí, số liệu khai thác từ nguồn hồ sơ hành chính và số liệu thống kê cũng khác nhau. Nguyên nhân là do sự khác biệt về khái niệm, định nghĩa, phân loại và thời gian thống kê.
Ở nước ta, mỗi cơ quan nhà nước quản lý từng loại hồ sơ hành chính theo chức năng, nhiệm vụ riêng của từng cơ quan. Chẳng hạn, Tổng cục Thuế quản lý hồ sơ thuế bao gồm thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng, thuế kinh doanh, thuế tài sản; Tổng cục Hải quan quản lý hồ sơ về thuế xuất, nhập khẩu; Bảo hiểm Xã hội Việt Nam quản lý số liệu về an sinh xã hội: đóng bảo hiểm, bảo hiểm y tế, hưu trí…
Cơ quan Thống kê hoàn toàn có thể khai thác hồ sơ trên do hiện nay nguồn hồ sơ hành chính khá đầy đủ và có thể sử dụng cho mục đích tạo ra số liệu thống kê.
Để hình thức thu thập thông tin thống kê này được triển khai trong thực tế, trong Dự thảo Luật Thống kê sửa đổi đã chỉ rõ dữ liệu hành chính, đặc biệt là dữ liệu đăng ký hành chính, là nguồn dữ liệu để hình thành các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu bộ, ngành, cơ sở dữ liệu địa phương; là nguồn thông tin quan trọng cho hoạt động thống kê nhà nước. Dự thảo Luật cũng nêu rõ mục đích nhằm: Tổng hợp số liệu thống kê phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, biên soạn các chỉ tiêu thuộc các hệ thống chỉ tiêu thống kê và lập báo cáo trong chế độ báo cáo thống kê; Lập hoặc cập nhật dàn mẫu cho các cuộc điều tra thống kê và xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu thống kê. Cơ sở dữ liệu hành chính được sử dụng trong hoạt động thống kê nhà nước gồm: Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; dữ liệu hộ tịch điện tử; đất đai; dữ liệu đăng ký doanh nghiệp quốc gia; đăng ký mã số thuế; dữ liệu quản lý thuế; tờ khai hải quan và cơ sở dữ liệu hành chính khác theo quy định của pháp luật. Dự thảo Luật cũng nêu rõ Nhà nước ưu tiên đầu tư cho các cơ quan nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu hành chính phục vụ yêu cầu quản lý và hoạt động thống kê nhà nước; các điều kiện đảm bảo cho việc cung cấp, tiếp nhận dữ liệu, gồm hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông, nguồn nhân lực và tài chính.
Như vậy, rõ ràng khi đầu tư cơ sở dữ liệu hành chính thì không chỉ ngành thống kê được hưởng lợi mà Nhà nước và nhân dân cũng sẽ được hưởng lợi khi thông tin có sự kết nối, chia sẻ thông suốt góp phần tạo nên một chính phủ điện tử hoạt động hiệu quả.
TS. Nghiêm Thị Vân
Theo: daibieunhandan.vn
