"Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam

Quỹ quốc tế Bảo vệ thiên nhiên (World Wildlife Fund), viết tắt là WWF, được thành lập ngày 11/9/1961 tại Thụy Sĩ, có chi nhánh tại 59 quốc gia trên thế giới. Mục đích hoạt động của WWF nhằm giảm bớt sự tàn phá, hủy hoại thiên nhiên do con người gây ra trên toàn cầu, xây dựng một môi trường, trong đó, con người bảo vệ, chăm sóc và sống hòa đồng cùng thiên nhiên. WWF đã tài trợ cho khoảng 12.000 dự án trên 153 quốc gia để chuyển 1,5 triệu km2 diện tích thành vườn quốc gia. Trên thế giới hiện có khoảng 4.000 nhân viên của trên 100 quốc gia đang hoạt động trong khoảng 300 khu vực địa lý được bảo vệ.

Tại Việt Nam, WWF đã có nhiều hoạt động thiết thực vì môi trường như: chiến dịch vận động "Giờ trái đất" vào tối thứ bảy của tháng ba hàng năm. Với chiến dịch này, năm 2009 Việt Nam đã tiết kiệm được 140.000 KW giờ điện; năm 2010 tiết kiệm được 500.000 KW giờ, năm 2011 tiết kiệm được 400.000 KW giờ và năm 2012 là 546.000 KW giờ điện. 

"Chương trình Văn phòng xanh" được WWF tại Phần Lan khởi xướng từ năm 1997 nhằm giúp giảm tiêu thụ các nguồn tài nguyên thiên nhiên, từ năng lượng tới nguồn nước, và sau đó là giảm chi phí cho văn phòng cũng như các tác động tới môi trường xung quanh. Mô hình này rất phù hợp cho những văn phòng ở cả khu vực tư và khu vực công. Năm 2007, Đại sứ quán Phần Lan là "Văn phòng xanh" đầu tiên tại Việt Nam được WWF cấp chứng nhận.

2. Lợi ích khi thực hiện "Chương trình Văn phòng xanh"

Chương trình Văn phòng xanh là một hệ thống quản lý môi trường tại các văn phòng nhằm cải tiến cách thức vận hành và quản lý để giảm những tác động tiêu cực lên môi trường bằng việc tiết kiệm tiêu hao năng lượng, giảm chi phí do lãng phí để góp phần nâng cao ý thức bảo vệ môi trường, đem lại lợi ích cho toàn cầu trong việc tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên, giảm hiệu ứng nhà kính.

"Chương trình Văn phòng xanh" nếu được triển khai sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có những lợi ích trước mắt và lâu dài:

Một là, góp phần làm giảm tối đa những tác động tiêu cực đối với môi trường. Với những nội dung quy định cụ thể và những hành động thiết thực tại cơ quan, văn phòng sẽ làm giảm việc tiêu hao năng lượng điện, xăng dầu, tiết kiệm giấy, mực, văn phòng phẩm, túi nilon, giảm dần lượng rác thải từ công sở. v.v... góp phần làm giảm đáng kể những tác động tiêu cực tới môi trường.

Hai là, góp phần giúp các cơ quan tiết kiệm được đáng kể những chi phí do lãng phí bằng những hành động cụ thể.   

Ba là, Chương trình tạo dựng một hình ảnh xanh - sạch - đẹp của cơ quan, tổ chức và nâng cao uy tín đối với cộng đồng. Bởi vì chương trình đề ra nhiều quy tắc cam kết của cơ quan, tổ chức nhằm giảm thiểu những tác động tới môi trường. Điển hình cho sự thành công này là các cơ quan thuộc khối doanh nghiệp và các tổ chức phi chính phủ như Công ty Honda Việt Nam, Tập đoàn FPT, Trung tâm Phát triển Nông thôn bền vững SRD.  

Bốn là, Chương trình góp phần nâng cao ý thức của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong việc bảo vệ môi trường từ những cuộc vận động và những việc làm hiệu quả, thiết thực.

 3. Kinh nghiệm và nội dung triển khai thực hiện "Chương trình Văn phòng xanh" tại một số cơ quan, tổ chức

Một số cơ quan, tổ chức thực hiện "Chương trình Văn phòng xanh", theo những bước sau:

Bước 1: Lựa chọn tổ chức văn phòng xanh.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch thực hiện bảo vệ môi trường.

Bước 3: Phổ biến cho toàn thể nhân viên về kế hoạch thực hiện "Chương trình Văn phòng xanh".

Bước 4: Cập nhật, bổ sung chương trình thường xuyên.

Bước 5: Báo cáo thường xuyên cho WWF.

Trong việc lựa chọn tổ chức văn phòng xanh, tổ chức WWF tại Việt Nam có thể giúp khảo sát, tư vấn và cam kết giúp đỡ các cơ quan triển khai thực hiện. 

Bản kế hoạch về bảo vệ môi trường cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, đối tượng, nội dung, thời gian, địa điểm, phương pháp và phân công thực hiện. Trong đó, đặt ra các mục tiêu rõ ràng giảm những tác động đối với môi trường (Ví dụ như lộ trình giảm chi phí điện năng, giảm lượng tiêu thụ giấy, mực... hàng năm).

Qua tìm hiểu về kế hoạch thực hiện "Chương trình Văn phòng xanh", nhiều cơ quan đã xây dựng những kế hoạch hành động cụ thể:

- Công tác tuyên truyền thường xuyên: có những khẩu hiệu ở những vị trí trung tâm trong cơ quan. Ví dụ: "Tiết kiệm một số điện dễ hơn làm ra một số điện" (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội); "Bạn cùng chúng tôi chung tay bảo vệ môi trường" (Trung tâm SRD). Ngoài ra, tại các phòng làm việc có nhiều ghi chú, lưu ý, ví dụ: "Tắt hết thiết bị điện trước khi ra về", "Tiết kiệm nước"; "Phòng sử dụng điều hòa, ra vào đóng cửa"; "Tiết kiệm giấy, mực"; "Tích cực giao dịch điện tử"; "Tắt toàn bộ thiết bị điện trong phòng nếu không sử dụng trong 15 phút"...

- Có kế hoạch tiết kiệm khi sử dụng điện: có quy định về việc sử dụng điều hòa nhiệt độ (không để nhiệt độ dưới 27 độ C sẽ không lãng phí điện; nếu giảm điều hòa đi một độ sẽ tiết kiệm được 10% điện năng); thiết kế phòng làm việc hợp lý và khoa học để sử dụng được nhiều ánh sáng tự nhiên, tiết kiệm điện năng; khi mở điều hòa không được mở cửa. Cơ quan có những quy định phải tắt toàn bộ thiết bị điện khi ra về, tắt màn hình máy tính nếu không sử dụng trong 30 phút, máy tính chuyển màn hình sang chế độ screen saver nếu sau 5 phút không hoạt động.

- Tiết kiệm mực in của máy photocopy, máy in bằng việc tăng cường giao dịch điện tử, chỉ cần thiết mới in; văn bản không để chế độ in đậm nhiều.

- Kế hoạch tiết kiệm giấy: thường xuyên có thói quen in giấy hai mặt để giảm chi phí mua giấy. Ngoài ra, có thể tận dụng những giấy đã in một mặt để in những văn bản dự thảo hoặc giấy tờ ít quan trọng; khi mua máy in, ưu tiên mua loại có cài đặt chế độ in hai mặt; tái sử dụng phong bì.

Trong thực tế, mặc dù các cơ quan có mạng Internet, cổng thông tin điện tử, nhưng để cung cấp thông tin cho hội nghị hoặc các đơn vị, nhiều cơ quan vẫn sao chụp rất nhiều tài liệu. Để tiết kiệm giấy, cần thay đổi thói quen bằng cách tăng cường giao dịch qua thư điện tử, góp ý trực tiếp trên file mềm. Khi phổ biến văn bản, tài liệu có nhiều trang, nên in đĩa CD.

- Tích cực sử dụng các túi vải, giỏ đựng để hạn chế sử dụng túi nilon. 

- Tiết kiệm chi phí xăng, dầu cho các phương tiện cá nhân và phương tiện của cơ quan. Để thực hiện việc này, nhiều cơ quan có hệ thống tổ chức rộng ở các địa phương tích cực họp giao ban trực tuyến hoặc bằng phần mềm Skype để tiết kiệm thời gian đi lại, xăng dầu và nhiều khoản chi phí khác.

- Giảm dần lượng rác thải từ văn phòng bằng các biện pháp: tái sử dụng giấy đã in một mặt; hạn chế sử dụng giấy nilon; hạn chế giấy phát cho đại biểu tham gia hội thảo, tập huấn bằng cách gửi đĩa CD hoặc gửi email.

- Tại Trung tâm SRD còn có phong trào cán bộ, nhân viên đi xe đạp, xe buýt để giảm lượng khí thải. Tại đây, toàn thể nhân viên sử dụng dép cói trong phòng làm việc để giảm nước hóa chất tẩy rửa do lau sàn nhà. Điều đặc biệt, Trung tâm này còn phát động phong trào ăn chay vào buổi trưa 2 bữa/tuần có tác dụng tốt cho sức khỏe và giảm tác động tới môi trường.

Để "Chương trình Văn phòng xanh" đạt hiệu quả, các cơ quan trong quá trình triển khai thực hiện phải thường xuyên cập nhật, bổ sung chương trình và báo cáo thường xuyên cho tổ chức WWF để theo dõi tình hình thực hiện và cấp chứng chỉ.

Với những hiệu quả thiết thực và lợi ích lâu dài, các cơ quan, tổ chức nhà nước có thể tự xây dựng một "Chương trình Văn phòng xanh" phù hợp với đặc điểm tình hình của mỗi cơ quan để bảo vệ môi trường.

Đây cũng là một hoạt động thiết thực để thực hiện Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 11/9/2012 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ.

Chương trình được triển khai rộng khắp tại nhiều cơ quan, tổ chức nhà nước sẽ góp phần xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả, phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước.

ThS. Nguyễn Mạnh Cường - Quyền Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội