Hồ sơ vai trò - Role Profile

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Khi đối diện với một tình huống bất kỳ, như thực hiện một công việc, người ta phải đóng một vai để xử lý tình huống đó. Người ta phải đóng vai phù hợp với hoàn cảnh: tình huống đặt ra quy tắc điều chỉnh và cách thức một người ứng xử thường được quy định bởi các quy tắc xã hội này.  Do đó mọi người chấp thuận một vai trò phù hợp để thực hiện hiệu quả trong hoàn cảnh đó. Tại nơi làm việc, thuật ngữ vai trò mô tả vai do các cá nhân cần đóng để hoàn thành yêu cầu của công việc. Do đó vai trò đề cập đến các hình thức cụ thể của hành vi cần có để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể hoặc một nhóm nhiệm vụ thuộc phạm vi chức trách của một vị trí hay việc làm.

When faced with any situation, e.g. carrying out a job, people have to enact a role in order to manage that situation. The person must act within situations: situations are rule-governed and how a person behaves is often prescribed by these socially acquired rules. The person thus adopts a suitable role in order to perform effectively within the situation. At work, the term role describes the part to be played by individuals in fulfilling their job requirements. Roles therefore indicate the specific forms of behavior required for carrying out a particular task or the group of tasks contained in a position or job. 

Phân tích công việc làm rõ các nhiệm vụ hay bổn phận cần thiết để xây dựng Bản mô tả công việc. Bản này thường mang tính quy tắc và thiếu linh hoạt; đề ra một cách chính xác những gì mà người đảm trách công việc phải làm. Nhưng lại đưa đến cơ hội cho mọi người nói: “cái này không có trong bản mô tả công việc”, nghĩa là họ thấy chỉ phải thực hiện các nhiệm vụ được liệt kê trong đó. Hồ sơ vai trò được ưa chuộng hơn do có liên quan đến việc thực thi, kết quả, và các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng, vì thế mà phù hợp với xu hướng ngày nay là chú trọng vào thực thi năng suất cao, kết quả tác động và năng lực.

Job analysis defines necessary tasks or duties in order to produce a job description. This is usually prescriptive and inflexible. It spells out exactly what job holders are required to do. It gives people the opportunity to say: "It’s not in my job description", meaning that they only feel they have to do the tasks listed there. Role profiles are preferred because they are concerned with performance, results, and knowledge and skill requirements and therefore in accord with the present-day emphasis on high-performance working, outcomes and competencies. 

Phân tích vai trò cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng hồ sơ vai trò, được sử dụng trong các hoạt động tuyển dụng, học tập và phát triển, quản lý thực thi và đánh giá công việc. Các thuật ngữ “phân tích vai trò” và “hồ sơ vai trò” đang nhanh chóng thay thế các thuật ngữ “phân tích công việc” và “mô tả công việc”. Tuy nhiên, về cơ bản, phân tích vai trò sử dụng các kỹ thuật giống như phân tích công việc và nhiều đặc tính của hồ sơ vai trò cũng có trong các bản mô tả công việc truyền thống. Phân tích vai trò là quá trình tìm ra những gì mong đợi người đảm trách phải đạt được khi thực hiện công việc của mình và các năng lực (biểu hiện qua hành vi) và các kỹ năng họ cần có để đáp ứng được những mong đợi đó. Phân tích vai trò có mục tiêu cung cấp các thông tin về vai trò để sử dụng trong công tác tuyển dụng, quản lý thực thi và học tập và đánh giá sự phát triển như sau:

- Mục đích tổng quát: tại sao vai trò này tồn tại, và về căn bản, người đảm trách vai trò được trông đợi có những đóng góp gì.

- Khía cạnh tổ chức: người giữ vai trò phải báo cáo ai và ai báo cáo họ.

- Lĩnh vực kết quả chính và trách nhiệm báo cáo giải trình: người giữ vai trò được yêu cầu phải đạt được những gì theo từng mục thành phần chính của vai trò.

- Yêu cầu về năng lực: các năng lực về chuyên môn, kỹ thuật cụ thể gắn với vai trò; người giữ vai trò được trông đợi phải có hiểu biết gì và có khả năng làm được những gì.

Đối với mục đích đánh giá công việc, vai trò còn được phân tích về mặt những yếu tố được sử dụng trong sơ đồ đánh giá công việc.

Role analysis provides the information needed to produce role profiles and for use in recruitment, learning and development, performance management and job evaluation. The terms “role analysis" and "role profile" are rapidly replacing the terms "job analysis" and "job description". However, role analysis uses basically the same techniques as job analysis and many features of role profiles are found in more traditional job descriptions. Role analysis is the process of finding out what people are expected to achieve when carrying out their work and the competencies and skills they need to meet these expectations. Role analysis aims to produce the following information about role for use in recruitment, performance management and learning and development evaluation:

- Overall purpose: why the role exists and, in essence, what the role holder is expected to contribute.

- Organization: to whom the role holder reports and who reports to the role holder.

- Key result areas or accountabilities: what the role holder is required to achieve in each of the main elements of the role.

- Competency requirements: the specific technical competencies attached to the role; what the role holder is expected to know and to be able to do.

For job evaluation purposes, the role will also be analyzed in terms of the factors used in the job evaluation scheme.

Phân tích vai trò là cơ sở giúp cho các hồ sơ vai trò cung cấp khung phân tích và định dạng các nhu cầu học tập. Hồ sơ vai trò đưa ra các lĩnh vực kết quả chính của vai trò, và điều quan trọng nữa là đưa ra định nghĩa về các năng lực cần có để thực hiện vai trò. Một quá trình quản lý thực thi tốt sẽ đảm bảo cho các hồ sơ vai trò thường xuyên được cập nhật và công tác rà soát việc thực thi sẽ được tạo lập xung quanh hoạt động phân tích các kết quả đạt được bằng cách tham chiếu với các lĩnh vực kết quả chính và các mục tiêu đã nhất trí. Khung năng lực đối với vai trò được sử dụng để đánh giá cấp độ năng lực đã thể hiện trong việc đạt được hoặc trong một số trường hợp là không đạt được những kết quả đó. Có thể tiến hành đánh giá để xác định yêu cầu về học tập cần thiết để phát triển các cấp độ năng lực. Theo cách lý tưởng, các cá nhân được khích lệ để tự đánh giá, nhận ra những nhu cầu học tập của bản thân. Các nội dung này cần được thảo luận với người quản lý của họ và có sự thống nhất về cách thức đáp ứng các nhu cầu học tập, thông qua việc tự học hỏi của cá nhân và/hoặc có sự giúp đỡ và hỗ trợ của các nhà quản lý. Do vậy, mỗi chương trình học tập và phát triển cần được thiết kế theo cách cá thể hóa, và việc thiết kế sẽ không ngừng cải tiến, phát triển khi các nhu cầu học tập mới xuất hiện hoặc khi các thông tin, ý ‎kiến phản hồi yêu cầu có sự thay đổi.

Role analysis is the basis for preparing role profiles that provide a framework for analyzing and identifying learning needs. Role profiles set out the key result areas of the role but, importantly, also define the competencies required to perform the role. A good performance management process will ensure that role profiles are updated regularly and the performance review will be built round an analysis of the results achieved by reference to the key result areas and agreed objectives. The competency framework for the role is used to assess the level of competency displayed in achieving, or as the case may be, not achieving those results. An assessment can then be made of any learning required to develop levels of competency. Ideally, this should be a self-assessment by individuals, who should be given every encouragement to identify learning needs themselves. But these can be discussed with the individuals’ manager and agreement reached on how the learning needs should be met, by the individuals through self-managed learning, and/or with the help and support of their managers. Every learning and development program therefore needs to be designed individually, and the design will continually evolve as new learning needs emerge, or when feedback indicates that changes are required. 

Hồ sơ vai trò trong công việc làm rõ các yêu cầu về cách thức thực hiện các nhiệm vụ hơn là về bản thân công việc. Các hồ sơ này có thể đề cập đến các khía cạnh rộng của hành vi, đặc biệt là khi có liên quan đến phối hợp công việc với người khác và các phong cách, loại hình quản lý. Do đó, có sự phân biệt giữa bản mô tả công việc – đơn thuần lập danh mục các nhiệm vụ chính mà một cá nhân phải thực hiện, và hồ sơ vai trò – quan tâm nhiều hơn đến các khía cạnh hành vi trong công việc và các kết quả tác động mà cá nhân đóng vai trò đó được trông đợi đạt được. Khái niệm về vai trò nhấn mạnh thực tế là con người tại nơi làm việc, theo một nghĩa nào đó, thường đóng một vai thực hiện công việc; họ không chỉ đơn thuần chấp hành chuẩn chỉ các quy định mà còn giải nghĩa các chỉ thị theo tư duy của mình để có cách thức hành xử trong mối liên hệ với bối cảnh nơi làm việc, đặc biệt là về việc tương tác với những người khác và hành vi tự quyết của mình.

Work role profiles primarily define the requirements in terms of the ways tasks are carried out rather than the tasks themselves. They may refer to broad aspects of behavior, especially with regard to working with others and styles of management. A distinction can therefore be made between a job description, which simply lists the main tasks an individual has to carry out, and a role profile, which is more concerned with the behavioral aspects of the work and the outcomes the individual in the role is expected to achieve. The concept of a role emphasizes the fact that people at work are, in a sense, always acting a part; they are not simply reciting the lines but interpreting them in terms of their own perceptions of how they should behave in relation to the context in which they work, especially with regard to their interactions with other people and their discretionary behavior. 

Hồ sơ công việc bao gồm các tiêu đề - Role profiles are set out under the following headings:

- Tên vai trò: Role title

- Tên cơ quan, đơn vị: Department

- Chịu trách nhiệm trước ai: Responsible to

- Ai chịu trách nhiệm trước họ: Responsible to role holder

- Mục đích của vai trò: Purpose of the role:

Định nghĩa cô đọng trong một câu để lý giải, làm rõ vì sao cần có vai trò đó qua những đóng góp tổng thể của người đảm trách vai trò (defined in one reasonably succinct sentence that defines why the role exists in terms of the overall contribution the role holder makes.)

- Các lĩnh vực kết quả chính: Key result areas:

Nếu có thể thì nên giới hạn ở bảy hoặc tám, và đương nhiên là không quá 10 lĩnh vực. (If at all possible these should be limited to seven or eight, certainly not more than 10.)

- Cần có hiểu biểu gì: Need to know:

Kiến thức tổng thể hoặc cụ thể về các lĩnh vực kết quả chính của công tác và về đối thủ cạnh tranh và khách hàng, các kỹ thuật, quy trình, thủ tục hay sản phẩm của công tác (the knowledge required overall or in specific key result areas of the business and its competitors and customers, techniques, processes, procedures or products.)

- Cần có khả năng gì: Need to be able to:

Là các năng lực chuyên môn nghiệp vụ, các kỹ năng cần thiết trong từng lĩnh vực hoạt động (the skills required in each area of activity.)

- Hành vi được trông đợi: Expected behavior:

Các hành vi cụ thể được trông đợi đối với người đóng vai trò (là các năng lực thể hiện qua hành vi), có thể được trích xuất từ khung năng lực của tổ chức (the behaviors particularly expected of the role holder (behavioral competencies), which may be extracted from the organization’s competency framework.)

Ví dụ một hồ sơ vai trò - Example of a role profile

Tiêu đề vai trò (Role title): quản trị viên cơ sở dữ liệu (Data base administrator)

Đơn vị (Department): hệ thống thông tin (Information Systems)

Mục đích của vai trò (Purpose of role): chịu trách nhiệm về việc phát triển và hỗ trợ các cơ sở dữ liệu và môi trường cơ bản của chúng (Responsible for the development and support of databases and their underlying environment.)

Các lĩnh vực kết quả chính (Key result areas):

- Nhận diện các yêu cầu cơ sở dữ liệu đối với tất cả các dự án có yêu cầu quản lý dữ liệu nhằm đáp ứng các nhu cầu của các khách hàng nội bộ (Identify database requirements for all projects that require data management in order to meet the needs of internal customers.)

- Phát triển các kế hoạch của dự án theo cách hợp tác với các đồng nghiệp để cung ứng dựa trên các nhu cầu về cơ sở dữ liệu của họ (Develop project plans collaboratively with colleagues to deliver against their database needs.)

- Hỗ trợ hạ tầng cơ sở dữ liệu cơ bản (Support underlying database infrastructure.)

- Giữ liên lạc với các nhà cung cấp phần mềm và hệ thống để có thông tin và hỗ trợ sản phẩm (Liaise with system and software providers to obtain product information and support.)

- Quản lý các nguồn lực dự án (con người và thiết bị) trong phạm vi ngân sách và tiêu chí đã xác định trước, với sự nhất trí của nhà quản lý chuyên môn và đơn vị khởi phát (Manage project resources (people and equipment) within predefined budget and criteria, as agreed with line manager and originating department.)

- Phân bổ công việc và theo dõi giám sát các nhà thầu hàng ngày (Allocate work to and supervise contractors on day-to-day basis.)

- Đảm bảo an ninh hạ tầng cơ sở dữ liệu cơ bản thông qua việc tuân thủ để thiết lập các giao thức và phát triển các giao thức an ninh bổ sung khi cần (Ensure security of the underlying database infrastructure through adherence to establish protocols and to develop additional security protocols where needed.)

Hiểu biết cần thiết (Need to know):

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu đa mô hình (Oracle database administration).

- Vận hành Trình thiết kế 2000 và các ngôn ngữ, ứng dụng SQL/PLSQL, UNIX và  lập trình shell (Operation of Designer 2000 and oracle forms SQL/PLSQL, UNIX administration, shell programming.)

Năng lực chuyên môn, kỹ thuật; khả năng cần có (Able to):

- Phân tích và lựa chọn giữa các giải pháp khi không phải lúc nào cũng có giải pháp rõ ràng (Analyze and choose between options where the solution is not always obvious.)

- Phát triển các kế hoạch dự án và tổ chức thực hiện khối lượng công việc của bản thân theo một thời gian biểu từ 1-2 tháng (Develop project plans and organize own workload on a timescale of 1 - 2 months.)

- Thích ứng với các nhu cầu và ưu tiên thay đổi mà không trệch khỏi các ưu tiên và kế hoạch tổng thể (Adapt to rapidly changing needs and priorities without losing sight of overall plans and priorities.)

- Hiểu rõ về ngân sách để quản lý các nguồn lực một cách hiệu quả trong phạm vi cho phép (Interpret budgets in order to manage resources effectively within them)

- Đàm phán/thương thảo với các nhà cung ứng (Negotiate with suppliers.)

- Theo sát các xu hướng và sự phát triển của công nghệ để đưa vào công việc hàng ngày một cách khả thi và áp dụng trong quá trình xây dựng các dự án mới (Keep abreast of technical developments and trends, bring these into day-to-day work when feasible and build them into new project developments.)

Các năng lực biểu hiện qua hành vi (Behavioral competencies):

- Luôn đặt mục tiêu là hoàn thành tốt công việc và thiết lập các mục tiêu thách thức để đạt được, tạo ra thước đo hoàn thành xuất sắc công việc cho bản thân và không ngừng tìm kiếm cách thức hoàn thiện việc thực thi (Aim to get things done well and set and meet challenging goals, create own measures of excellence and constantly seek ways of improving performance.)

- Phân tích thông tin từ nhiều nguồn đa dạng và phát triển các giải pháp hiệu quả, hoặc đưa ra các đề xuất, kiến nghị (Analyze information from range of sources and develop effective solutions/recommendations.)

- Giao tiếp, truyền đạt rõ ràng và thuyết phục, bằng lời nói cũng như văn viết, xử lý các vấn đề kỹ thuật theo một cách thức diễn tả không chuyên sâu về kỹ thuật (Communicate clearly and persuasively, orally or in writing, dealing with technical issues in a non-technical manner.)

- Tham gia làm việc nhóm hiệu quả trong các dự án với các đồng nghiệp cùng chuyên môn kỹ thuật và khác chuyên môn kỹ thuật (Work participatively on projects with technical and non-technical colleagues.)

- Phát huy các mối quan hệ tích cực với các đồng nghiệp với tư cách là nhà cung ứng dịch vụ nội bộ (Develop positive relationships with colleagues as the supplier of an internal service)./.

Phạm Đỗ Minh Hiếu