Lãnh đạo và chức năng của lãnh đạo

Abstract: Leadership is an essential aspect of social life that aims to connect and maximize the potential of a group, agency, organization, or community in practical activities. It involves the interaction between the leader and the followers during the pursuit of goals, with the leader playing a dominant role. To ensure the effective functioning of the leadership process, the leader-especially the one in charge-must thoroughly understand the functions of leadership related to their duties, responsibilities, authority, and accountability.

Keywords: Leadership, leadership functions, leadership goals.

Lãnh đạo và vai trò của lãnh đạo trong đời sống xã hội

Trong tiếng Anh, người lãnh đạo là “Leader” với nghĩa là người dẫn đường. Theo các hiểu phổ biến nhất, người lãnh đạo là người đứng đầu một nhóm, cơ quan, tổ chức hoặc cộng đồng với vai trò định hướng, tập hợp và tổ chức, dẫn dắt đội ngũ nhân viên của tổ chức thực hiện mục tiêu xác định. Người lãnh đạo có chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn tương xứng với vị trí lãnh đạo trong một tổ chức. Chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của một vị trí lãnh đạo do pháp luật, điều lệ, quy chế của từng tổ chức quy định hoặc quy ước của cộng đồng ủy nhiệm (trong các cộng đồng tự quản). Để hoàn thành chức trách, nhiệm vụ, người lãnh đạo phải thực hiện các hoạt động lãnh đạo bao gồm xác định mục tiêu, phương hướng, đề ra nhiệm vụ, kế hoạch thực hiện, quán triệt, động viên đội ngũ nhân viên thực hiện các quyết định lãnh đạo, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện, xử lý các tình huống phát sinh do sự biến đổi...

Từ điển tiếng Việt định nghĩa: Hoạt động lãnh đạo là việc một người hay một tổ chức đề ra chủ trương, đường lối và tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối đó. 

Như vậy, có thể diễn đạt cụ thể hơn quan niệm về hoạt động lãnh đạo là quá trình tác động của chủ thể lãnh đạo lên đối tượng bằng cách định hướng, tổ chức, dẫn dắt và truyền cảm hứng cho đội ngũ thực hiện mục tiêu. Quá trình này được một số người quan niệm là quá trình nhà lãnh đạo “gây ảnh hưởng” lên đối tượng để đạt được mục tiêu (để phân biệt với hoạt động quản lý là quá trình người quản lý trực tiếp triển khai các chiến lược, định hướng, tầm nhìn mà nhà lãnh đạo đã định ra). Hoạt động lãnh đạo được nhấn mạnh về những tác động mang đến nhận thức, xúc cảm dẫn đến thái độ và hành vi của đối tượng quan trọng hơn việc gây áp lực từ sự kiểm soát của người lãnh đạo đối với đối tượng lãnh đạo. Như vậy, lãnh đạo là một quá trình ảnh hưởng xã hội, nhằm tối đa hóa nỗ lực của những người khác để đạt được mục tiêu. 

Nếu như đời sống xã hội không thể không có liên kết trong các hoạt động sống để hình thành các nhóm, các thiết chế tổ chức, các cộng đồng xã hội thì cũng không thể thiếu được người đứng đầu các nhóm, các tổ chức, cộng đồng và không thể thể thiếu hoạt động lãnh đạo. Người lãnh đạo là nhân tố phối hợp, tổ chức và phát huy các yếu tố của hoạt động lãnh đạo, bao gồm chủ thể lãnh đạo (là cá nhân và tập thể lãnh đạo), đối tượng lãnh đạo, công cụ lãnh đạo (là các thể chế, phương tiện, khoa học, công nghệ để người lãnh đạo thực hiện hoạt động lãnh đạo) và những tác động khách quan từ môi trường tự nhiên, môi trường xã hội. Hoạt động lãnh đạo nhằm phát huy tối đa nguồn lực và tiềm năng của tổ chức bao gồm nhân lực, cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ, các lợi thế và cơ hội đến từ bên ngoài. Hoạt động lãnh đạo thiết lập và củng cố mối quan hệ đoàn kết, phối hợp, tương trợ nhau giữa các bộ phận và đội ngũ nhân viên để thực hiện mục tiêu chung. Hoạt động lãnh đạo hình thành nên sự đồng thuận cao và đảm bảo trật tự, kỷ cương trong cơ quan, tổ chức.

Các chức năng cơ bản của lãnh đạo

Thứ nhất, chức năng xác định mục tiêu và hoạch định chiến lược

Xác định mục tiêu là nhiệm vụ trước tiên của người lãnh đạo. Người lãnh đạo phải xác định mục tiêu lâu dài mà mình mong muốn, dẫn dắt tổ chức cần đạt được. Người lãnh đạo không chỉ đặt ra mục tiêu chiến lược mà còn phải định ra các mục tiêu cụ thể để hướng dẫn tổ chức thực hiện. Các mục tiêu cụ thể nhằm từng bước thực hiện mục tiêu chiến lược. Điều này đòi hỏi khả năng tạo ra tầm nhìn sáng tạo và khả năng xác định mục tiêu cụ thể phù hợp với bước đi của tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định, thích ứng với sự thay đổi của môi trường và điều kiện. Mục tiêu chiến lược đảm bảo sự định hướng vận động, phát triển của tổ chức. Mục tiêu cụ thể giúp người lãnh đạo tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất, đáp ứng yêu cầu của thực tiễn và thích ứng với sự biến đổi của môi trường. 

Hoạch định chiến lược là việc người lãnh đạo thiết kế mô hình vận động, phát triển của tổ chức để đạt được mục tiêu chiến lược. Yêu cầu của việc hoạch định chiến lược là đảm bảo tính khả thi và phù hợp với xu thế khách quan trong sự phát triển của tổ chức. Hoạch định chiến lược phản ánh những bước đi cần thiết và phù hợp để dẫn dắt tổ chức thực hiện.

Hoạch định chiến lược là một chức năng quan trọng của chủ thể lãnh đạo. Nó liên quan đến việc định hướng và xác định cách thức hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu. Chủ thể lãnh đạo phải có khả năng đánh giá tình hình và dự đoán xu hướng biến động, phát triển để xây dựng chiến lược dựa trên các lợi thế và hướng đi phù hợp. Hoạch định chiến lược đảm bảo sự định hướng vận động, phát triển của tổ chức. Nó giúp chủ thể lãnh đạo xây dựng kế hoạch, lộ trình và chuẩn bị các điều kiện để từng bước thực hiện mục tiêu, đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công.

Thứ hai, chức năng xây dựng tổ chức 

Xây dựng tổ chức của chủ thể lãnh đạo bao gồm xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ nhân viên để thực thi nhiệm vụ, mục tiêu lãnh đạo.

Việc xây dựng tổ chức bộ máy của chủ thể lãnh đạo phụ thuộc vào quy định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, hoặc do người lãnh đạo tự quyết định (trong trường hợp là người sáng lập ra tổ chức). Mô hình tổ chức bộ máy và đội ngũ nhân viên phải phù hợp với quy mô, điều kiện hoạt động của cơ quan, tổ chức. Một cơ quan, tổ chức có quy mô lớn đòi hỏi mô hình có sự phân cấp và ủy quyền cho đội ngũ quản lý, điều hành và cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ chế phối hợp của từng cấp, từng bộ phận. 

Xây dựng đội ngũ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của chức năng lãnh đạo. Đội ngũ nhân viên phải phù hợp quy mô tổ chức và yêu cầu vị trí việc làm trong hệ thống tổ chức. Để xây dựng một đội ngũ có chất lượng đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu lãnh đạo, người lãnh đạo cần có khả năng tuyển chọn, quản lý, động viên, phát huy tính tích cực, sáng tạo và khát vọng cống hiến của đội ngũ nhân viên. Bằng cách tìm kiếm và thu hút những ứng viên tài năng phù hợp với vị trí việc làm trong tổ chức, tạo điều kiện để họ phát triển và đóng góp tối đa cho tổ chức. Đồng thời, người lãnh đạo cần thiết lập môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác, phối hợp, từ đó tạo ra một đội ngũ đoàn kết, năng động và sáng tạo trong việc cùng nhau nỗ lực vì mục tiêu chung.

Tùy theo quy mô của tổ chức và yêu cầu của công việc và điều kiện của tổ chức mà người lãnh đạo xây dựng đội ngũ cho phù hợp. Việc xây dựng đội ngũ, trước hết phải xuất phát từ công việc, nhiệm vụ của từng bộ phận, vị trí việc làm. Từ đó, người lãnh đạo sẽ định ra tiêu chuẩn lựa chọn nhân sự cho phù hợp. Trường hợp người lãnh đạo kế thừa vị trí lãnh đạo với đội ngũ nhân sự đã có thì việc đầu tiên mà người lãnh đạo cần làm là nghiên cứu, xem xét mức độ hợp lý ở các vị trí việc làm hiện tại để có phương án điều chỉnh, sắp xếp, phân công lại. Quy mô nhân sự của tổ chức không cố định mà tùy theo sự vận động, phát triển của tổ chức trong những thời điểm khác nhau.

Một nhiệm vụ thường xuyên trong xây dựng đội ngũ của người lãnh đạo là hoạt động huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân viên. Đây là yêu cầu tất yếu để đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân viên đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong điều kiện có nhiều thay đổi. Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện đội ngũ nhân lực thường xuyên nhưng phải linh hoạt, sáng tạo, phù hợp với yêu cầu của thực hiện nhiệm vụ tổ chức và điều kiện của từng nhóm đối tượng.

Việc xây dựng đội ngũ nhân viên luôn gắn với việc quản lý và phát huy tiềm năng của đội ngũ cho mục tiêu phát triển. Người lãnh đạo sử dụng bộ máy quản lý và các công cụ quản lý nhân viên không tách rời với việc động viên, khích lệ nhân viên bằng các chính sách hỗ trợ phù hợp. 

Thứ ba, chức năng truyền cảm hứng, tạo động lực cho đội ngũ nhân viên trong quá trình thực hiện mục tiêu

Chức năng động viên và truyền cảm hứng là một nội dung quan trọng của chức năng lãnh đạo. Đối tượng lãnh đạo là con người, luôn luôn có sự biến đổi tâm lý, nhận thức một cách phức tạp do sự tác động của môi trường và sự trưởng thành về nhân cách. Khả năng cống hiến của họ không chỉ ở năng lực của họ mà còn phụ thuộc nhiều vào trạng thái tâm lý, nhất là cảm xúc của họ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ do chủ thể lãnh đạo phân công. Khích lệ và truyền cảm hứng là những tác động của chủ thể lãnh đạo tác động đến đối tượng nhằm khơi dậy niềm tin, khát vọng cống hiến của họ cho tổ chức. 

Người lãnh đạo có thể có nhiều cách động viên, khích lệ để truyền cảm hứng cho đội ngũ nhân viên trong quá trình thực hiện mục tiêu lãnh đạo. Để truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên, người lãnh đạo cần chỉ cho họ thấy mục tiêu, cách thức và những giá trị đạt được của cá nhân và tổ chức sau khi cùng nhau thực hiện những nhiệm vụ để tạo ra niềm tin của họ. Người lãnh đạo cần tạo ra môi trường làm việc tốt trong đó đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc và mối quan hệ thân thiện, hợp tác trong tập thể. Người lãnh đạo phải chia sẻ với nhân viên trong cuộc sống và công việc, sẵn sàng cảm thông và hỗ trợ nhân viên trong điều kiện có thể để họ cảm thấy có trách nhiệm với tổ chức. Chủ thể lãnh đạo cũng cần có các giải pháp tâm lý và kinh tế khác để tác động đến nhân viên như biểu dương, khen thưởng kịp thời, đảm bảo các chế độ, chính sách cho nhân viên, tạo ra những sân chơi, những hoạt động chung của nhóm, của toàn bộ tổ chức…

Việc truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên hiệu quả nhất là mang lại lợi ích cho họ. Lợi ích cho nhân viên không chỉ là những giá trị vật chất tương xứng với công sức và đóng góp thực tế của họ cho tổ chức mà còn là những giá trị tinh thần khích lệ họ phấn đấu, cống hiến vì mục tiêu thăng tiến, vì sự phát triển của bản thân.

Thứ tư, chức năng kiểm soát quá trình hoạt động thực hiện mục tiêu

Kiểm soát là những hoạt động của người lãnh đạo theo dõi, xem xét, đánh giá quá trình thực hiện quyết định lãnh đạo của hệ thống và quá trình thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức nhằm phát hiện ra những vấn đề cần tác động điều chỉnh để đảm bảo đạt được mục tiêu. Thực chất kiểm soát của người lãnh đạo là xác định mức độ đạt được những yêu cầu, tiêu chuẩn do tổ chức đặt ra của các bộ phận và đội ngũ nhân viên để tìm ra các tác động điều chỉnh phù hợp nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu lãnh đạo. Người lãnh đạo sẽ phải thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá để thực hiện chức năng kiểm soát quá trình lãnh đạo. Việc kiểm tra, giám sát đem lại những thông tin cần thiết làm cơ sở để người lãnh đạo đánh giá quá trình thực hiện và lựa chọn quyết định tác động điều chỉnh. 

Quá trình kiểm soát thông thường được thực hiện qua các bước: 1) Thiết lập, xây dựng các tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá quá trình thực hiện. Đây là những căn cứ quan trọng nhất để đánh giá đúng và đảm bảo có sự thống nhất trong đánh giá; 2) Kiểm tra, giám sát, xem xét, đánh giá quá trình thực hiện dựa trên những tiêu chuẩn và chỉ tiêu đã đề ra; 3) Đối chiếu kết quả thực hiện với tiêu chuẩn đặt ra. Từ đó, thấy được sự chênh lệch giữa yêu cầu với thực tế đang diễn ra và kết quả đạt được; 4) Áp dụng các điều chỉnh cần thiết, phù hợp để đảm bảo quá trình thực hiện đáp ứng yêu cầu, mục tiêu đã xác định.

Để thực hiện việc kiểm soát quá trình tổ chức thực hiện quyết định lãnh đạo, người lãnh đạo có thể có nhiều phương pháp, cách thức. Người lãnh đạo có thể trực tiếp kiểm tra, giám sát như quan sát, xem xét báo cáo của các bộ phận và các nguồn thông tin khác; đồng thời, người lãnh đạo có thể sử dụng tổ chức, nhân sự quản lý (bằng hình thức giao quyền) thực hiện việc kiểm tra, giám sát. Người lãnh đạo có thể tiếp nhận những thông tin liên quan đến quá trình thực hiện quyết định lãnh đạo từ những thông tin phản hồi của những người trực tiếp thực hiện.

Thực hiện chức năng lãnh đạo

Việc thực hiện chức năng lãnh đạo liên quan trực tiếp đến sự vận động, phát triển và thành công của tổ chức. Yếu tố quyết định trực tiếp đến việc thực hiện chức năng lãnh đạo là chính năng lực của người lãnh đạo. Ngoài ra, việc thực hiện chức năng của người lãnh đạo cũng chịu ảnh hưởng của những yếu tố khác như chất lượng tham mưu của đội ngũ cộng sự (đối với các hệ thống lớn), phương tiện, điều kiện thực hiện, chất lượng đội ngũ nhân viên và tác động khách quan ở những thời điểm khác nhau.

Để nâng cao năng lực thực hiện chức năng lãnh đạo, trước hết đòi hỏi người lãnh đạo phải tự mình tìm hiểu, học hỏi, tích lũy và rèn luyện những kiến thức, kỹ năng lãnh đạo. Lãnh đạo không phải là một nghề được đào tạo qua trường lớp. Lãnh đạo chỉ đến với một người khi người đó trải qua hoạt động thực tiễn, khẳng định được phẩm chất, năng lực của mình và được tập thể hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tín nhiệm để trao quyền lãnh đạo (thông qua bầu cử, tôn vinh hoặc đề bạt, bổ nhiệm). Các chức năng của lãnh đạo sẽ được người lãnh đạo hoàn thiện dần trong thực tiễn bởi ý thức và năng lực của người lãnh đạo. Đây là yếu tố bên trong, trực tiếp quyết định năng lực của người lãnh đạo phản ánh qua hiệu quả mang lại từ việc người lãnh đạo thực hiện các chức năng lãnh đạo.

Các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện chức năng của người lãnh đạo. Chất lượng đội ngũ nhân viên, nhất là đội ngũ lãnh đạo, quản lý thuộc quyền của người lãnh đạo trực tiếp tham mưu và thực hiện các quyết định của người lãnh đạo. Ngoài ra, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lãnh đạo, quản lý cấp trên của người lãnh đạo cũng có ảnh hưởng quan trọng tới việc thực hiện chức năng của người lãnh đạo. Đó là chủ thể định hướng mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, xác định nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ của người lãnh đạo. Cơ quan lãnh đạo, quản lý cấp trên còn có trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng phát triển trình độ, năng lực của lãnh đạo cấp dưới để họ có đủ điều kiện hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ phù hợp với sự biến đổi và truyền động lực để người lãnh đạo tích cực phấn đấu học tập, rèn luyện nhằm hoàn thiện bản thân./. 

TS Nguyễn Thọ Ánh, Học viện Báo chí và Tuyên truyền