Nâng cao hiệu quả học tập cho sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thông qua hoạt động kiến tập, thực tập

Hiện nay, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Phân hiệu được giao quản lý các ngành: Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, với khoảng 500 sinh viên hệ chính quy. Trong quá trình tổ chức kiến tập, thực tập, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng giữ vai trò là đầu mối giúp các sinh viên thực hiện có hiệu quả các nội dung đã đề ra trong chương trình, góp phần đào tạo nhiều thế hệ sinh viên có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có khả năng vận dụng vào thực tế công tác sau khi tốt nghiệp. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo hệ đại học của Học viện Hành chính Quốc gia để cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng, đáp ứng yêu cầu của xã hội.

Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Những năm qua, Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Phân hiệu luôn chú trọng nâng cao hiệu quả học tập cho sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thông qua nhiều phương pháp, hình thức đa dạng và linh hoạt. Trong đó, hoạt động kiến tập, thực tập được Khoa rất chú trọng quan tâm; điều đó xuất phát từ nhận thức đúng đắn của lãnh đạo Phân hiệu, lãnh đạo Khoa về vai trò, tầm quan trọng của hoạt động kiến tập, thực tập đối với sinh viên. 

Trong các cơ sở đào tạo đại học, kiến tập được hiểu là một hoạt động được thiết kế trong chương trình học đào tạo của các trường đại học, nhằm giúp sinh viên có cơ hội tiếp xúc với môi trường thực tế ngay trong khi còn đang học chương trình đào tạo kiến thức chuyên môn, chuyên ngành. Mục đích của kiến tập nhằm giúp sinh viên học hỏi và tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm làm việc qua thực tế liên quan đến kiến thức chuyên môn, để sau khi ra trường các em có thể bắt tay vào công việc của cơ quan, đơn vị mà không bị bỡ ngỡ, lúng túng, bị động. Chương trình kiến tập giúp sinh viên được trực tiếp quan sát, thậm chí trực tiếp nghiên cứu và tham gia giải quyết các hồ sơ công việc để có cái nhìn trực quan hơn về môi trường làm việc thực tế, cũng như được giải đáp các thắc mắc từ chính các cơ quan, đơn vị về những nội dung liên quan đến lý thuyết về chuyên môn, nghiệp vụ được cung cấp qua hoạt động giảng dạy của Phân hiệu, của Khoa. 

Với mục đích và ý nghĩa như vậy, có thể khẳng định kiến tập là giai đoạn, hình thức, phương pháp rất quan trọng để giúp cho sinh viên được tham gia trải nghiệm môi trường làm việc thực tế, phù hợp ngành nghề mà các em đang theo học để quan sát cách thức triển khai công việc, cách áp dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn, trên cơ sở đó so sánh, phân tích, đánh giá và rút ra những kinh nghiệm, bài học thực tế, để vận dụng vào thực tế việc học năm cuối và chuẩn bị sẵn sàng cho vị trí công việc sau khi tốt nghiệp. Đồng thời, kiến tập là giai đoạn có ý nghĩa khích lệ sự đam mê nghề nghiệp thông qua làm việc nhóm tại cơ quan, đơn vị nhận kiến tập đối với các sinh viên.

Bên cạnh hoạt động kiến tập thì thực tập là khâu bắt buộc trong giai đoạn sinh viên năm cuối tiếp cận công việc thực tế ở giai đoạn khởi đầu. Tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, sinh viên sẽ được giao đảm nhận một số nhiệm vụ từ đơn giản tới quan trọng tùy theo vị trí tương thích với ngành học. Thông qua giai đoạn này, sinh viên có cơ hội hiểu rõ hơn tính chất công việc, cách thức quản lý thời gian, làm quen với áp lực công việc, biết cách áp dụng kiến thức chuyên môn, những kỹ năng mềm đã học vào công việc. Sinh viên có cơ hội để hệ thống hóa, củng cố và áp dụng các kiến thức chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Văn thư, lưu trữ vào thực tiễn tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Thực tập là quá trình sinh viên được tham gia làm việc nhiều hơn, trực tiếp hơn tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để được áp dụng kiến thức đã học vào thực tế của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập, sinh viên sẽ được giao các công việc, các nhiệm vụ cụ thể, như công việc của một nhân viên chính thức tại cơ quan, doanh nghiệp. Trong chương trình thực tập, sinh viên sẽ được hướng dẫn, đào tạo và làm việc như một nhân viên thực thụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, có cơ hội trải nghiệm trong môi trường làm việc thực tế, trực tiếp áp dụng những kiến thức chuyên môn, các kỹ năng đã học ở nhà trường để xác định và giải quyết các công việc nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao trong thời gian thực tập. Từ đó, sinh viên tích lũy được các kiến thức, kinh nghiệm thực tế nhất định, tạo cho các em sự tự tin và kinh nghiệm thực tế sẽ hỗ trợ đắc lực cho công việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… sau khi tốt nghiệp.

Bên cạnh đó, thông qua giai đoạn thực tập, sinh viên nhận biết được những điểm mạnh, điểm yếu và những kiến thức, kỹ năng cần trang bị thêm để phục vụ cho hoạt động nghề nghiệp của bản thân cho tương lai, thậm chí, các em có cơ hội để tự bổ sung, trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà không có sách vở chuyên ngành nào đề cập đến trong suốt quá trình học tập tại trường. Đồng thời, các em có cơ hội để thiết lập các mối quan hệ nghề nghiệp và mở rộng cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp.

Như vậy, kiến tập và thực tập là những hoạt động rất cần thiết và hữu ích cho sinh viên nói chung, sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, thực sự mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình học đại học, là cầu nối quan trọng đưa sinh viên bước ra từ môi trường học tập để đến với môi trường làm việc thực tiễn, nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi mà Phân hiệu tổ chức tuyển sinh và đào tạo một số ngành theo định hướng ứng dụng, trong đó có ngành Quản trị văn phòng, ngành Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ.

3. Kiến tập và thực tập các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ tại Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh có mục tiêu chung là cung cấp cho sinh viên cơ hội để áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế, nhằm phát triển kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp, nhằm bổ trợ cho việc hoàn thành tốt chương trình học (đối với sinh viên năm thứ ba) và phục vụ tốt cho việc hoàn thành nhiệm vụ học tập, việc tốt nghiệp và công việc thực tế sau khi tốt nghiệp (đối với sinh viên năm cuối). Tại Phân hiệu, việc tổ chức các đợt kiến tập và thực tập được tổ chức ngay trong quá trình thực hiện nội dung chương trình học tập (không phải sau khi kết thúc khóa học) và có liên quan trực tiếp đến chương trình đào tạo. Kết quả của các đợt kiến tập, thực tập là một trong những căn cứ, cơ sở để đánh giá kết quả học tập cuối khóa của sinh viên năm cuối.

Hiện tại, ngành Quản trị văn phòng tại Phân hiệu mới có 03 khóa đi kiến tập (K19, K20, K21), 2 khóa đi thực tập tốt nghiệp (K19, K20); ngành Lưu trữ học + chuyên ngành Văn thư lưu trữ mới tổ chức được 02 khóa đi kiến tập (K20 và K21), 01 khóa đi thực tập tốt nghiệp (K20) và đã hoàn thành chương trình. Quá trình tổ chức kiến tập, thực tập tại Phân hiệu được thiết kế như sau:

Thứ nhất, về điều kiện tham gia kiến tập, thực tập.

Về điều kiện tham gia kiến tập: tính tới thời điểm thực hiện chương trình kiến tập theo kế hoạch, sinh viên phải đảm bảo các điều kiện sau: phải hoàn thành một số học phần trong chương trình đào tạo trình độ đại học chính quy; đã tích lũy được 50% số tín chỉ trở lên; hoàn thành nghĩa vụ đóng học phí theo quy định của Phân hiệu; không trong thời gian bị kỷ luật từ mức đình chỉ học tập hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Về điều kiện tham gia thực tập: sinh viên phải hoàn thành học phần kiến tập ngành nghề trong chương trình đào tạo trình độ đại học chính quy; đã tích lũy được 80% số tín chỉ trở lên đối với chương trình đào tạo trình độ đại học hình thức đào tạo chính quy, tính đến thời điểm thực tập; hoàn thành nghĩa vụ đóng học phí theo quy định của Phân hiệu; không trong thời gian bị kỷ luật từ mức đình chỉ học tập hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Thứ hai, về nội dung kiến tập, thực tập.

Đối với các sinh viên ngành Quản trị văn phòng, nội dung kiến tập, thực tập chủ yếu tập trung vào các nội dung nghiệp vụ như: xây dựng chương trình kế hoạch, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị lễ hội, tổ chức các chuyến đi công tác... Nội dung trọng tâm đối với kiến tập ngành Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ tập trung chủ yếu vào khảo sát các nội dung thuộc nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ...; nội dung của các đợt thực tập chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu, số hóa, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu...

Thứ ba, về quy trình tổ chức các đợt kiến tập, thực tập. 

Về nội dung, quy trình tổ chức các đợt kiến tập và thực tập cho các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ tại Phân hiệu được thực hiện bao gồm một số các công việc cơ bản, chỉ khác nhau về thời gian thực hiện các công việc, do các đợt kiến tập được thực hiện trong thời gian 04 tuần, thực tập được thực hiện trong thời gian 02 tháng. Cụ thể như sau:

Một là, căn cứ vào kế hoạch học tập toàn khóa các ngành Quản trị văn phòng, ngành Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư, lưu trữ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tiến hành xây dựng kế hoạch kiến tập, thực tập cho các ngành. Căn cứ vào tình hình thực tế, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng có thể xây dựng kế hoạch kiến tập, thực tập chung cho tất cả các ngành học thuộc Khoa quản lý. Đồng thời, Khoa chịu trách nhiệm chuẩn bị các văn bản cần thiết để sinh viên liên hệ địa điểm thực tập như: Giấy giới thiệu, Kế hoạch thực tập, Quyết định cử sinh viên đi thực tập, các giấy tờ biểu mẫu khác (nếu cần).

Hai là, Khoa tổ chức hướng dẫn sinh viên nội dung kiến tập, thực tập theo đề cương đã xây dựng. Giảng viên hướng dẫn có trách nhiệm hướng dẫn nội dung đề cương chi tiết, hướng dẫn sinh viên cách chọn địa điểm kiến tập, thực tập, chọn đề tài viết báo cáo, cách xây dựng đề cương kiến tập, thực tập và viết báo cáo kiến tập, thực tập theo quy định. Đồng thời, hướng dẫn sinh viên phương pháp vận dụng kỹ năng cứng (chuyên môn nghiệp vụ), kỹ năng mềm (tin học, ngoại ngữ, giao tiếp ứng xử...) vào quá trình kiến tập, thực tập.

Ba là, sinh viên nhận giấy giới thiệu và các văn bản kèm theo, chủ động liên hệ địa điểm kiến tập, thực tập, sau đó nộp giấy xác nhận nơi thực tập về Khoa.  Thực tế những năm qua, Khoa luôn sẵn sàng hỗ trợ sinh viên trong việc liên hệ địa điểm thực tập. Khoa cũng khuyến khích sinh viên đăng ký kiến tập, thực tập theo nhóm và thực hiện tại Thành phố Hồ Chí Minh để tiện cho việc trao đổi các vấn đề có liên quan đến nội dung kiến tập, thực tập, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các đợt kiểm tra theo quy định.

Bốn là, Khoa tiến hành rà soát điểm, điều kiện đi kiến tập, thực tập và lập danh sách sinh viên đủ điều kiện kiến tập, thực tập tốt nghiệp, kèm theo tên đề tài sinh viên đã chọn và cử giảng viên hướng dẫn thực tập và viết báo cáo.

Năm là, sinh viên nhận quyết định cử đi kiến tập, thực tập tại Khoa và các văn bản kèm theo.

Sáu là, sinh viên đi kiến tập, thực tập tại các cơ quan, tổ chức theo đúng kế hoạch đã ban hành. Trong quá trình kiến tập, thực tập, sinh viên có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao tại cơ quan, đồng thời, tìm kiếm, khai thác các thông tin để viết và hoàn thành báo cáo kiến tập, thực tập tốt nghiệp.

Bảy là, Khoa kiểm tra việc sinh viên kiến tập, thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, đơn vị. Việc kiểm tra được thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng, bao gồm đại diện lãnh đạo Khoa, giảng viên hướng dẫn và sự tham gia của Phòng Quản lý Đào tạo và Công tác sinh viên của Phân hiệu.

Tám là, sinh viên nộp báo cáo kiến tập, thực tập và các văn bản kèm theo như: nhận xét kết quả kiến tập, thực tập, nhật ký kiến tập, thực tập về Khoa theo thời gian trong kế hoạch đã ban hành.

Chín là, Khoa đánh giá kết quả kiến tập, thực tập và chuyển kết quả kiến tập, thực tập tốt nghiệp về Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên, Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng của Phân hiệu.

Mười là, Khoa chủ trì, phối hợp với các đơn vị hữu quan tổ chức tổng kết các đợt kiến tập, thực tập tốt nghiệp của sinh viên.

Thứ tư, về kết quả tổ chức các đợt kiến tập, thực tập.

Căn cứ vào kế hoạch đã xây dựng và ban hành, sau khi giảng viên thông qua đề cương chi tiết hướng dẫn các nội dung cần triển khai thực hiện trong quá trình kiến tập, thực tập, phần lớn sinh viên trong Khoa đều chủ động tích cực trong việc liên hệ địa điểm kiến tập, thực tập cho mình. Điều đó khẳng định sự chủ động, linh hoạt của các em khi tham gia vào quá trình đào tạo, cụ thể là công việc kiến tập, thực tập. Kết quả khảo sát cho thấy, trong năm học 2023-2024, trong số hơn 200 sinh viên của Khoa tham gia kiến tập, thực tập, có hơn 90% các em tự chủ động liên hệ và tìm kiếm địa điểm kiến tập, thực tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, phù hợp với sức khỏe, điều kiện, năng lực của bản thân. Số còn lại, sau khi nắm bắt tâm tư nguyện vọng của các em, Khoa cũng đã giới thiệu, tìm kiếm và sắp xếp các địa điểm kiến tập, thực tập hợp lý, phù hợp với chuyên ngành đào tạo và các nội dung được xây dựng trong kế hoạch. 

Thực tế khảo sát cho thấy, về cơ bản, nhiều sinh viên kết hợp đi kiến tập, thực tập theo nhóm tại các cơ quan phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ đã được đào tạo như: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Ủy ban nhân dân các phường trên địa bàn Quận Gò Vấp và các quận Tân Bình, Bình Tân..., một số sinh viên đăng ký tại các doanh nghiệp như: Công ty Điện lực, Công ty Xăng dầu, ngân hàng... nhằm dễ dàng làm quen với môi trường công sở linh hoạt, năng động, đồng thời, tạo sự gắn kết, chia sẻ các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trong suốt thời gian kiến tập, thực tập. 

Trong thời gian thực hiện kế hoạch kiến tập, thực tập, các em luôn chủ động, tích cực chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm từ thầy cô, bạn bè, anh chị em trong cơ quan nơi đến kiến tập, thực tập. Kết quả khảo sát cho thấy, 98% các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đều có những nhận xét tích cực về tinh thần chủ động, thái độ vui vẻ hòa nhã, việc vận dụng kiến thức đã học một cách linh hoạt vào thực tế của các em sinh viên do Khoa cử đến kiến tập, thực tập.

Trong quá trình tổ chức kiến tập, thực tập, Khoa cũng xây dựng chương trình kế hoạch kiểm tra gián tiếp, hoặc thành lập đoàn kiểm tra trực tiếp tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Ghi nhận từ các đợt kiểm tra tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, UBND Quận Gò Vấp, Quận ủy quận Gò Vấp, Ủy ban nhân dân Phường 5, Phường 7, Phường 17 (quận Gò Vấp), Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, Ngân hàng Vietinbank... cho thấy các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đánh giá cao chuyên môn nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, thái độ chấp hành nội quy làm việc của các sinh viên trong Khoa. Những đợt kiểm tra này đều có sự tham gia của giảng viên hướng dẫn, lãnh đạo Khoa và đại diện Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên của Phân hiệu.

Kết quả cuối cùng từ báo cáo kiến tập và báo cáo thực tập cũng cho thấy, điểm số ghi nhận quá trình kiến tập, thực tập của sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, chuyên ngành Văn thư Lưu trữ trong Khoa cũng khá cao. Hầu như điểm số do cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại các cơ quan chấm cho các em sinh viên từ tốt trở lên (điểm 8), rất ít điểm khá (điểm 7) và không có điểm trung bình. Bên cạnh đó, điểm số từ giảng viên hướng dẫn của Khoa cũng khá cao, hầu như từ khá trở lên, có nhiều điểm giỏi (từ 8 trở lên), rất nhiều điểm xuất sắc (từ 9 trở lên). Điều này cũng cho thấy sự nghiêm túc của các em sinh viên trong suốt quá trình kiến tập, thực tập đã được ghi nhận, 100% các sinh viên đủ điều kiện đi kiến tập, thực tập đều hoàn thành nội dung đã đề ra trong chương trình đào tạo và đạt kết quả tốt.

Thứ năm, quá trình tổ chức kiến tập, thực tập cho sinh viên các ngành do Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại Phân hiệu Thành phố Hồ Chí Minh dù mới chỉ được xây dựng và tổ chức thực hiện trong một số năm gần đây, nhưng kết quả của công tác này cho thấy lãnh đạo Học viện và Phân hiệu rất quan tâm, chú trọng đến công tác kiến tập, thực tập bằng việc chỉ đạo, xây dựng, ban hành chương trình đào tạo phù hợp với từng ngành học. Lãnh đạo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng sát sao trong việc tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch, tổ chức triển khai hướng dẫn, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra đánh giá kết quả các đợt kiến tập, thực tập đạt hiệu quả tốt. Nội dung đề cương chi tiết của chương trình kiến tập, thực tập được xây dựng tương đối đầy đủ, là căn cứ, cơ sở để tổ chức thực hiện nội dung các đợt kiến tập, thực tập đạt hiệu quả cao.

Đội ngũ giảng viên trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nhiệt tình, có trách nhiệm trong việc triển khai thực hiện, hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện cho các em sinh viên thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ. Luôn chủ động lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, những khó khăn, vướng mắc của các em để kịp thời tháo gỡ, hỗ trợ các em, giúp các em tự tin, lạc quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ trong các đợt kiến tập, thực tập. Đa số các em sinh viên trong Khoa rất nhiệt tình, chủ động, có trách nhiệm, tự tin trong giao tiếp với lãnh đạo, nhân viên các cơ quan nơi các em đến kiến tập, thực tập; có tinh thần tự giác chăm chỉ, chịu khó học hỏi, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao trong thời gian kiến tập, thực tập. Thậm chí, có những sinh viên đã hết thời gian kiến tập, thực tập vẫn được các cơ quan đề xuất giữ lại tiếp tục hỗ trợ và hoàn thiện các công việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ và tạo điều kiện cho các em sau khi tốt nghiệp nộp hồ sơ dự tuyển vào vị trí nhân viên văn thư, lưu trữ cơ quan.

Các cơ quan tiếp nhận sinh viên đến kiến tập, thực tập chủ yếu là cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đảng, các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và một số địa phương lân cận luôn tạo điều kiện, cơ hội tốt nhất để tiếp nhận, bố trí, giao việc hợp lý với chuyên môn các em đã được trang bị, đào tạo tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Có những cơ quan tạo điều kiện về ăn ở, đi lại cho các em trong suốt thời gian kiến tập, thực tập và hỗ trợ tốt nhất để cho các em hoàn thành nhiệm vụ được giao trong thời gian kiến tập, thực tập. 

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, trong quá trình tổ chức công tác kiến tập, thực tập tại Phân hiệu vẫn còn có những bất cập, hạn chế. Thứ nhất, nội dung chương trình còn dài, dàn trải, chưa thực sự phản ánh được những nội dung trọng tâm cần nhấn mạnh của từng đợt kiến tập hoặc thực tập. Bên cạnh đó, khung đề cương chi tiết hướng dẫn viết báo cáo có những nội dung chưa thực sự logic, còn lặp lại nội dung giữa đề cương kiến tập và thực tập. Thứ hai, do thời gian kiến tập và thực tập không dài (04 tuần với kiến tập, 02 tháng với thực tập) nên có cơ quan còn e ngại khi giao việc cho sinh viên, đặc biệt với những công việc cần có thời gian tham gia và theo dõi lâu dài (như chỉnh lý tài liệu). Điều này cũng làm ảnh hưởng tới kết quả chung, vì có rất nhiều công việc phải kéo dài thêm thời gian, hoặc phải mang về nhà làm thêm sau giờ làm việc chính thức. Thứ ba, một số sinh viên còn thụ động trong việc giao tiếp, hoặc trong việc thực hiện một số công việc được giao ở những ngày đầu đợt kiến tập, thực tập. Một số em chưa mạnh dạn, tự tin với kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng mềm đã được đào tạo, đặc biệt là sinh viên lần đầu tham gia kiến tập. Điều này ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng các công việc được giao. 

4. Để nâng cao hiệu quả học tập cho sinh viên thông qua các đợt kiến tập, thực tập của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới, cần quan tâm chú trọng một số nội dung như sau:

Thứ nhất, lãnh đạo Phân hiệu và các đơn vị chức năng cần tiếp tục chỉ đạo sát sao, kịp thời việc triển khai kế hoạch đào tạo, đảm bảo đúng tiến độ. Phòng Quản lý đào tạo và công tác sinh viên, Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng phối hợp chặt chẽ với Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch, rà soát kết quả học tập để các em có đủ điều kiện được tham gia kiến tập, thực tập theo quy định. Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng chủ động kết hợp với Phòng Quản lý đào tạo và công tác sinh viên tổ chức các đợt tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗi khóa kiến tập, thực tập, nhằm rút ra những ưu, nhược điểm, đồng thời có kinh nghiệm trong tổ chức các đợt kiến tập, thực tập sau này.

Thứ hai, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cần chủ động xây dựng và ban hành kế hoạch kiến tập, thực tập, đảm bảo đúng tiến độ, khớp thời gian với kế hoạch đào tạo chung toàn khóa. Nội dung kế hoạch cần chi tiết hơn nữa về thời gian, nội dung kiến tập, thực tập, nhằm giúp sinh viên chủ động chuẩn bị đầy đủ tất cả các điều kiện tham gia; đồng thời giúp các giảng viên trong Khoa chủ động sắp xếp thời gian tham gia hướng dẫn, giám sát, đánh giá quá trình và kết quả kiến tập, thực tập. Các văn bản kèm theo kế hoạch như công văn liên hệ địa điểm kiến tập, thực tập; quyết định cử sinh viên đi kiến tập, thực tập; mẫu sổ nhật ký kiến tập... đảm bảo được xây dựng chuẩn, chính xác, phù hợp với nội dung của từng đợt kiến tập, thực tập. Với việc hướng dẫn đề cương kiến tập, thực tập, hướng dẫn thu thập tài liệu viết báo cáo, viết báo cáo kiến tập, thực tập, Khoa cần chú ý phân công các giảng viên có kinh nghiệm, hướng dẫn tận tình, thống nhất cho các em. Ngoài những nội dung chính, các thầy cô còn chia sẻ những kinh nghiệm đi kiến tập, thực tập mà không có sách vở nào đề cập tới, giúp các em có cái nhìn đúng đắn về quá trình kiến tập, thực tập, từ đó có thể vận dụng một cách linh hoạt những kiến thức, kinh nghiệm vào thực tế công việc được giao. 

Thứ ba, đối với các cơ quan tiếp nhận sinh viên kiến tập, thực tập. Mặc dù các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều sẵn sàng tiếp nhận các em sinh viên tới kiến tập, thực tập, tuy nhiên, trong những ngày đầu của đợt kiến tập, thực tập, nhiều cơ quan còn e dè, không giao ngay các công việc cho sinh viên, điều này khiến các em lúng túng, e ngại, lo sợ mình không hoàn thành nhiệm vụ, đặc biệt là các em sinh viên tham gia kiến tập trong thời gian chỉ có 04 tuần. Vì vậy, rất cần sự quan tâm hỗ trợ nhiệt tình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi các sinh viên của Khoa tham gia kiến tập, thực tập. Sau khi kết thúc các đợt kiến tập, thực tập, Khoa mong muốn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, tạo điều kiện trong việc tiếp tục bồi dưỡng sinh viên năm thứ ba (trao học bổng, tạo cơ hội việc làm thêm, tạo điều kiện cho các em tham dự các hội thảo, hội nghị liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ...), tạo cơ hội cho các em sinh viên năm cuối được tham gia ứng tuyển vào vị trí phù hợp với chuyên ngành đào tạo (nếu có).

Thứ tư, đối với các em sinh viên. Cần phải hoàn thành những điều kiện cần thiết để được tham gia kiến tập, thực tập: điểm số các học phần, đóng học phí đầy đủ…; tham gia đầy đủ các buổi hướng dẫn đề cương kiến tập, thực tập, hướng dẫn viết báo cáo theo quy định; chủ động liên hệ địa điểm kiến tập, thực tập; chấp hành nghiêm túc các quy định về kiến tập, thực tập tốt nghiệp của Phân hiệu, cơ quan, đơn vị - nơi đến thực tập và giảng viên hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện các đợt kiến tập, thực tập, sinh viên phải chủ động nghiên cứu, học hỏi, rèn luyện và nâng cao kỹ năng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ từ thực tiễn; tiếp nhận sự giúp đỡ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi đến kiến tập, thực tập để hoàn thành tốt nhiệm vụ của đợt kiến tập, thực tập, đáp ứng được mục tiêu trong chương trình đào tạo của Phân hiệu. 

Ngoài việc phát huy tốt kiến thức và kỹ năng chuyên môn, trong quá trình tham gia kiến tập, thực tập, sinh viên cũng cần trang bị tốt cho mình những kỹ năng, tác phong văn hóa phù hợp với môi trường công sở, như chấp hành quy định về giờ giấc, trang phục, đi lại, giao tiếp… Trong quá trình kiến tập, thực tập sinh viên phải thường xuyên liên hệ với giảng viên hướng dẫn để trao đổi về định hướng, đảm bảo quá trình nghiên cứu và viết báo cáo không lệch với mục tiêu và yêu cầu đề ra; phải hoàn thành đợt kiến tập, thực tập với chất lượng cao, đúng tiến độ, đúng quy định và nộp đúng thời hạn.

5. Kiến tập, thực tập là một trong những học phần quan trọng trong chương trình đào tạo sinh viên chính quy các ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Văn thư, lưu trữ tại Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội để áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế, phát triển kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp, chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện cần thiết để các sinh viên có thể tự tin và thực hiện tốt công việc chuyên môn sau khi ra trường. Việc tổ chức các đợt kiến tập và thực tập trong những năm qua đã góp phần rất quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên trước khi tốt nghiệp.

Hy vọng, trong thời gian tới Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, đồng thời luôn quan tâm, thúc đẩy phát triển công tác này, tạo điều kiện cho các em sinh viên của Khoa có cơ hội được học tập, kiến tập, thực tập đúng ngành nghề, chuyên môn đã lựa chọn chọn, trên cơ sở đó góp phần thực hiện tốt nội dung chương trình đào tạo của Phân hiệu./. 

ThS Vũ Thị Thu Hường - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Phân hiệu Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh