Hoạch định lực lượng lao động, tuyển mộ và tuyển chọn - Workforce Planning, recruitment, and selection

Để triển khai nhiệm vụ này một cách hiệu quả, việc tuyển mộ và tuyển chọn lực lượng lao động phải được thực hiện phù hợp. Tuyển mộ (chiêu mộ) và tuyển chọn (lựa chọn) là các quá trình căn bản trong quản lý nguồn nhân lực (HRM). Quá trình chiêu mộ nhằm thu hút nguồn đăng ký dự tuyển, trong khi quá trình lựa chọn nhằm xác định những ứng viên phù hợp nhất. Chiến lược chiêu mộ và lựa chọn đóng vai trò then chốt để phát triển một lực lượng lao động tài năng và hiệu quả, thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và đảm bảo thành công của tổ chức. Trong khu vực công, nhiều quốc gia áp dụng phương thức chiêu mộ và lựa chọn tích hợp, nhấn mạnh các mặt lợi thế của hệ thống công vụ theo định hướng chức nghiệp cũng như hệ thống công vụ theo định hướng vị trí, việc làm. Quá trình này bao gồm việc đo lường cả kiến thức và năng lực của ứng viên, sàng lọc ứng viên thông qua nhiều loại hình kiểm tra sát hạch, và tuyển dụng đầu vào gia nhập công vụ đối với cả đối tượng công chức ngạch bậc thấp cũng như đối tượng công chức bậc cao.

To carry out this task effectively, the recruitment and selection of the workforce must be conducted appropriately. Recruitment and selection are fundamental processes in human resource management (HRM). The recruitment process attracts a pool of applicants, while the selection process identifies the most suitable candidates. Recruitment and selection strategies are key to developing a talented and effective workforce, driving employee engagement, and ensuring the organization’s success. In the public sector, many countries adopt an integrated recruitment and selection approach that emphasizes the advantages of both civil service career- and (job) position-oriented systems. This process involves measuring candidates' knowledge and competencies, screening applicants through various types of tests, and hiring both junior- and senior-level civil servants.

Hoạch định lực lượng lao động (Workforce Planning)

Hoạch định lực lượng lao động (Hoạch định nguồn nhân lực) là quá trình phân tích, dự báo và hoạch định cung - cầu lực lượng lao động. Quá trình này bao gồm việc đánh giá những hẫng hụt và xác định các biện pháp can thiệp để quản lý nhóm tài năng mục tiêu nhằm đảm bảo cho tổ chức có đúng người làm việc, với đúng kỹ năng cần thiết, bố trí đúng vị trí, vào đúng thời điểm để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu chiến lược của mình. Hoạt động hoạch định lực lượng lao động cần nhất quán với các chuẩn mực, hệ giá trị và các mục tiêu của tổ chức. Hoạch định lực lượng lao động toàn diện là hoạt động cần thiết vào bất kỳ thời điểm nào. Do vậy, các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự phải liên tục xây dựng và cập nhật các kế hoạch này để đạt được kết quả mong muốn. 

Workforce planning (Human resources planning) is the process of analyzing, forecasting, and planning workforce supply and demand. It involves assessing gaps and determining target talent management interventions to ensure that an organization has the right people with the right skills in the right places at the right time to fulfill its mandate and strategic objectives. The function of workforce planning aligns with the norms, values, and goals of the organization. Comprehensive workforce planning is vital at any time. Managers and HR professionals must continually formulate and update these plans to achieve desired outcomes. 

Hoạch định lực lượng lao động bao hàm ba loại hình/cấp độ chính: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược (Workforce planning encompasses three main types/levels: operational, tactical, and strategic):

Hoạch định lực lượng lao động cấp độ tác nghiệp (Operational workforce planning)

Kế hoạch tác nghiệp này đề cập đến hoạt động quản lý thường xuyên cần có để duy trì năng suất và giải quyết các nhu cầu trước mắt. Kế hoạch này bao gồm việc theo dõi quá trình tác nghiệp hàng ngày, phân công nhiệm vụ và ứng phó với những thay đổi đột xuất.

This operational plan refers to the day-to-day management required to maintain capacity and address immediate needs. This includes tracking daily operations, assigning tasks, and responding to ad-hoc changes.

Hoạch định lực lượng lao động cấp độ chiến thuật (Tactical workforce planning)

Kế hoạch chiến thuật bao gồm các hành động cụ thể nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các mục tiêu được xác định trong kế hoạch lực lượng lao động chiến lược của tổ chức. Được tổ chức trong năm tài chính, kế hoạch này đặt ưu tiên vào hoàn thành công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. 

This tactical plan involves concrete actions that facilitate the delivery of goals identified in an organization’s strategic workforce plan. Organized around a fiscal year, it prioritizes delivering work on time and within budget. 

Hoạch định lực lượng lao động cấp độ chiến lược (Strategic workforce planning)

Trên thực tế, hoạch định lực lượng lao động thường có nghĩa là hoạch định nguồn nhân lực mang tính chiến lược. Kế hoạch này liên quan đến việc khớp nối chiến lược nguồn nhân lực của một tổ chức cho nhất quán với định hướng công tác của mình. Đây là một quá trình có hệ thống bao gồm việc phân tích lực lượng lao động hiện tại, xác định nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai, nhận diện các khoảng hẫng hụt giữa thực trạng và tương lai hướng đến, và thực hiện các giải pháp để giúp tổ chức đạt được sứ mệnh, mục đích và mục tiêu của mình.

In reality, workforce planning is often referred to as strategic human resource planning. This involves the strategic alignment of an organization’s human capital with its business direction. It is a methodical process that includes analyzing the current workforce, determining future workforce needs, identifying gaps between the present and future, and implementing solutions to enable the organization to achieve its mission, goals, and objectives.

Hoạch định lực lượng lao động mang tính toàn diện (Comprehensive workforce planning)

Hoạch định lực lượng lao động không chỉ dừng lại ở việc dự báo số lượng nhân viên mà còn đưa ra các giải pháp hỗ trợ định hướng tương lai của tổ chức. “Hoạch định lực lượng lao động” (Hoạch định nguồn nhân lực) và “Định biên nhân sự” (Lập kế hoạch số lượng nhân viên) thường được dùng thay thế cho nhau nhưng thực tế hai thuật ngữ này không đồng nghĩa. Định biên nhân lực tập trung vào việc xác định số lượng nhân viên cần thiết cho nhu cầu công tác, thường được sử dụng cho lập kế hoạch tác nghiệp và ngân sách hoạt động ngắn hạn. Công tác này đánh giá nhân viên ở hiện tại, xác định yêu cầu nhân sự trong tương lai, và tìm cách giảm chi phí lao động trong khi vẫn đảm bảo duy trì chất lượng.

Để đối sánh, hoạch định lực lượng lao động mang tính toàn diện, tập trung vào các vấn đề rộng lớn hơn của tổ chức, đảm bảo sự nhất quán với các mục tiêu tổng thể và tầm nhìn dài hạn. Công tác này bao gồm việc dự báo nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai và thiết lập các chiến lược cho việc thu hút, phát triển, và quản lý tài năng. Các thành tố chính bao gồm việc đánh giá tài năng hiện có, dự đoán nhu cầu trong tương lai, nhận diện các rào cản tuyển dụng có thể xảy ra và thực hiện các phương pháp phân tích lực lượng lao động.

Cả định biên nhân lực và hoạch định lực lượng lao động đều có vai trò thiết yếu để quản lý nhân sự hiệu quả. Định biên nhân lực đảm bảo tính năng suất hiệu quả, trong khi hoạch định lực lượng lao động điều chỉnh lực lượng lao động cho phù hợp với các mục tiêu công tác chiến lược. Nắm được số lượng nhân viên cần có đối với các vai trò cụ thể giúp xác định các yêu cầu cần có về kỹ năng và trình độ chuyên môn. Hoạch định lực lượng lao động cấp chiến lược còn giúp các tổ chức thích ứng với môi trường không ngừng thay đổi, tiến bộ công nghệ, và nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Công tác này giúp sắp xếp tài năng phù hợp để thực hiện tầm nhìn của tổ chức, hỗ trợ phát triển bền vững.

Workforce planning extends beyond headcount forecasting to provide solutions that support the organization's future direction. The terms “Workforce planning” (Human resource planning) and “Headcount planning” are often used interchangeably but they're actually not synonyms.  Headcount planning focuses on quantifying the number of staff required for business needs, often used for short-term operational planning and budgeting. It assesses current employees, determines future staffing requirements, and identifies ways to reduce labor costs while maintaining quality.

In contrast, comprehensive workforce planning focuses on broader organizational issues, ensuring alignment with overall objectives and long-term vision. It involves forecasting future workforce needs and establishing strategies for talent acquisition, development, and management. Key components include evaluating current talent, anticipating future needs, identifying potential hiring barriers, and implementing strategies for workforce analysis.

Both headcount planning and workforce planning are essential for effective human resource management. Headcount planning ensures operational efficiency, while workforce planning aligns the workforce with strategic business objectives. Knowing the number of employees needed for specific roles helps identify required skills and qualifications. Strategic workforce planning also enables organizations to adapt to changing environmental dynamics, technological advancements, and evolving customer needs. It ensures the right talent is in place to execute the organization’s vision, supporting growth and sustainability.

So sánh, đối chiếu giữa Quản lý lực lượng lao động với Hoạch định lực lượng lao động (Workforce Management vs. Workforce Planning)

Hoạch định lực lượng lao động (Hoạch định nguồn nhân lực) là quá trình chiến lược bao gồm các yếu tố như lập kế hoạch chiến lược, ước lượng khối lượng công việc, dự báo tình hình lập pháp, phân tích tình trạng nghỉ việc và dự toán ngân sách. Công tác này nhằm dự báo số lượng nhân sự và kỹ năng cần thiết bằng cách so sánh lực lượng lao động sẵn có với yêu cầu tương lai để nhận diện những khoảng hẫng hụt có thể xảy ra. Với tư cách một công cụ quản lý, hoạch định lực lượng lao động có ảnh hưởng đến toàn bộ phạm vi hoạt động nhân sự, bao gồm tuyển mộ, lựa chọn, sắp xếp, giữ chân, đào tạo bồi dưỡng, phát triển và quản lý việc thực thi.

Để đối sánh, quản lý lực lượng lao động (hay quản lý nhân sự) thường đề cập đến các hoạt động nhằm nâng cao hiệu suất của nhân viên để đáp ứng nhu cầu tác nghiệp hiện tại. Các hoạt động này bao gồm lập kế hoạch nhân sự, lên lịch làm việc, theo dõi giờ làm và chấm công, báo cáo, phân công nhiệm vụ và quản lý việc thực thi. Trong khi hoạch định lực lượng lao động hướng đến tương lai, điều chỉnh nhu cầu nhân sự theo mục tiêu tổ chức, quản lý lực lượng lao động tập trung vào tối ưu hóa khả năng của lực lượng lao động hiện tại.

Cả hai quá trình hoạch định lực lượng lao động và quản lý lực lượng lao động đều cần linh hoạt, liên tục, và liên kết chặt chẽ với chiến lược của tổ chức để thích ứng với môi trường thay đổi. Lồng ghép nội dung hoạt động của hai khái niệm này trên thực tế sẽ giúp tổ chức phát triển đội ngũ linh hoạt, mạnh mẽ và hiệu suất cao, tạo thuận lợi cho sự phát triển bền vững và nâng cao tính cạnh tranh. Bên cạnh đó, tận  dụng công nghệ hiệu quả cũng giúp tổ chức tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hoạch định lực lượng lao động cũng như công tác quản lý lực lượng lao động.

Workforce planning (Human resource planning) is a strategic process encompassing elements such as strategic planning, workload projections, legislative forecasts, turnover analyses, and budget projections. It aims to forecast the number of personnel and necessary skills by comparing the available workforce with future requirements to identify potential gaps. As a management tool, workforce planning influences the entire spectrum of human resources activities, including recruitment, selection, staffing, retention, compensation, training, development, and performance management.

In contrast, workforce management (personnel management or staff management) typically refers to activities aimed at enhancing employee efficiency to meet current operational needs. These activities include staff planning, scheduling, time and attendance tracking, reporting, task assignment, and performance management. While workforce planning looks to the future, aligning staffing needs with organizational goals, workforce management focuses on optimizing current workforce capabilities.

Both workforce planning and workforce management should be agile, ongoing processes closely tied to organizational strategies that adapt to changing environments. Integrating these two concepts enables organizations to develop agile, resilient, and high-performing teams, facilitating sustainable growth and increased competitiveness. In addition, leveraging effective technology enhances the management and effectiveness of both workforce planning and workforce management.

Thúc đẩy công tác hoạch định và quản lý nguồn nhân lực kỹ thuật số (Promoting digital workforce planning and management)

Trong môi trường phát triển nhanh chóng ngày nay, các tổ chức phải áp dụng các kỹ thuật hoạch định và quản lý lực lượng lao động (nguồn nhân lực) kỹ thuật số để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của mình. Sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông tạo ra những thách thức mới đối với công tác hoạch định và quản lý nguồn nhân lực theo cách truyền thống. Tự động hóa và trí tuệ nhân tạo khiến cho nhiều công việc không còn cần thiết; đồng thời, đặt ra nhu cầu lực lượng lao động cần có các kỹ năng và hành vi mới.

Công tác hoạch định và quản lý nguồn nhân lực kỹ thuật số tận dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình, kết hợp tác nghiệp cùng với nhân viên để tăng năng suất. Cách tiếp cận chiến lược này giúp nâng cao hiệu suất, giảm bớt sai sót và tối ưu hóa các thao tác nghiệp vụ bằng cách thúc đẩy cách thức hiệp đồng lao động giữa tự động hóa với các nguồn nhân lực. Bằng cách tích hợp các công cụ tự động hóa, các tổ chức tạo ra một mối quan hệ hợp tác cộng hưởng, phát huy khả năng của con người và giúp luồng công việc tinh gọn, thông suốt.

In today’s rapidly evolving environment, organizations must adopt digital workforce (human resources) planning and management techniques to effectively utilize their human resources. The rise of information and communication technologies presents new challenges for traditional workforce planning and management. Automation and artificial intelligence are rendering many jobs obsolete while simultaneously creating the need for new skills and behaviors.

Digital workforce planning and management leverage technology to automate tasks and processes, working in tandem with human employees to boost productivity. This strategic approach enhances efficiency, reduces errors, and optimizes operations by fostering a partnership between automation and human resources. By integrating automation tools, organizations create a collaborative synergy that enhances human capabilities and streamlines workflows.

Một số yêu cầu đặt ra đối với việc xây dựng lực lượng lao động khu vực công trong kỷ nguyên số (Some requirements for developing the public sector workforce in the digital era)

Những công nghệ bứt phá có khả năng làm thay đổi việc cung ứng dịch vụ cho công dân và cộng đồng, giúp người công chức, viên chức và các nhân viên khác trong khu vực công (nhân viên khu vực công) tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng. Những công nghệ này cũng tạo cơ hội quý hiếm để phân bổ lại nguồn lực cho các chính sách ưu tiên. Để thích ứng với môi trường năng động và mang lại giá trị cho công dân, chính phủ và các tổ chức khu vực công phải xem xét lại toàn bộ cách tiếp cận lực lượng lao động của mình để tạo thuận lợi cho quá trình ứng dụng số hóa (sử dụng công nghệ số và dữ liệu số hóa) để tối ưu hóa các quy trình và phát triển văn hóa số. Ưu tiên các chương trình chuyển đổi số là rất quan trọng; tuy nhiên, để đạt được kết quả mong muốn, yêu cầu đặt ra là lực lượng lao động phải được trang bị và có động lực để tiếp thu các thái độ và kỹ năng mới, và sử dụng công nghệ để cung cấp các dịch vụ tốt hơn cho công dân.

Trong kỷ nguyên số, lực lượng lao động trong khu vực công cần tập trung vào công dân và được đo lường, đánh giá bằng sự đổi mới, sáng tạo và thấu hiểu về trải nghiệm của công dân. Các tổ chức công cần tập trung vào hai lĩnh vực phát triển quan trọng: 1) Phát triển đúng năng lực vào đúng thời điểm: Bằng cách chấp nhận phương pháp hoạch định và quản lý lực lượng lao động năng động, các tổ chức khu vực công có thể đánh giá tác động kéo dài trong nhiều năm của các công nghệ mới, vạch ra các đường cong chấp nhận công nghệ đột phá mới và liên tục phân lại các vai trò hiện tại song song với việc xác định các vai trò mới. Qua đó, các tổ chức tìm ra cách thức linh hoạt để bổ sung các kỹ năng và năng lực cần thiết khi cần và xây dựng các chiến lược để thu hẹp những kỹ năng hẫng hụt; 2) Bồi đắp văn hóa và trải nghiệm nhân viên để thúc đẩy việc áp dụng công nghệ: Nhân viên cần được khuyến khích để nắm bắt tư duy số, sử dụng các hiểu biết từ dữ liệu, và sáng tạo và thích ứng với sự thay đổi. Bên cạnh các kỹ năng về kỹ thuật, người nhân viên khu vực công phải sở hữu các phẩm chất như có định hướng mạnh mẽ vào giá trị công, ham hiểu biết, tính đồng cảm và các kỹ năng giải quyết vấn đề.

Disruptive technologies have the potential to transform services for citizens and communities, enabling civil servants, public servants and other public employees (public employees) to focus on what truly matters. These technologies also offer a valuable opportunity to reallocate resources towards priority policies. To adapt to a dynamic environment and deliver value to citizens, public sector organizations must overhaul their workforce approach to facilitate the digitalization of their processes and the development of digital culture. Prioritizing digital transformation programs is crucial. However, achieving the desired results requires a workforce that is equipped and motivated to adopt new attitudes and skill sets and use technology to deliver better services for citizens.

In the digital era, the public sector workforce shoul be centered around the citizen and measured by innovation and understanding of citizen experience. Public organizations should focus on two vital development areas: 1) Developing the right capabilities at the right time: By embracing dynamic workforce planning and management, public sector organizations can assess the multi-year impact of emerging technologies, plot technology disruption curves, and continually recast existing roles while defining new ones. This enables them to find agile ways to bring in the right skills and capacity when needed and develop strategies to bridge the skills gap; 2) Fostering culture and employee experience to drive technology adoption: Employees should be encouraged to embrace a digital mindset, use data insights, and be innovative and adaptive to change. In addition to technical skills, public employees should possess attributes such as a strong orientation toward public value, an inquisitive nature, empathy, and excellent problem-solving skills.

Tuyển mộ và tuyển chọn (Recruitment and selection)

Tuyển mộ (chiêu mộ) và tuyển chọn (lựa chọn) là các quy trình căn bản trong quản lý nguồn nhân lực (HRM) bao gồm thu hút, đánh giá và chọn lựa những cá nhân phù hợp nhất để đảm trách các việc làm mới và vị trí còn trống trong tổ chức. Các nhiệm vụ này phải được thực hiện hiệu quả để đảm bảo cho các tổ chức tuyển dụng được đúng người, với những kỹ năng, trình độ chuyên môn và phẩm chất cần thiết, và chi phí hợp lý. Dựa trên phân tích công việc và các khung năng lực liên quan, các quy trình này được thiết kế để tối ưu hóa sức mạnh của nguồn nhân lực trong thực thi vai trò của họ, từ đó đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nhiều yếu tố cần được xem xét trong các quy trình này, bao gồm trình độ học vấn, năng lực, kinh nghiệm, đặc điểm tính cách, các kỳ vọng của công việc và các mục tiêu của tổ chức.

Recruitment and selection are fundamental processes within human resource management (HRM) that involve attracting, assessing, and choosing the most suitable individuals to fill new jobs and open positions within an organization. These tasks must be carried out effectively to ensure the organization hires the right people with the necessary skills, qualifications, and attributes, all while managing costs appropriately. Based on work analysis and relevant competency frameworks, these processes are designed to maximize the strengths of human resources in their roles, thereby meeting organizational goals. Several factors must be considered in these processes, including educational qualifications, competencies, experience, personality traits, job expectations, and organizational objectives.

Mục tiêu chung của tuyển mộ và tuyển chọn (Common Objectives of recruitment and selection):

1) Thu hút ứng viên đủ điều kiện: Áp dụng nhiều phương pháp khác nhau như đăng tin tuyển dụng, quảng cáo trực tuyến và giới thiệu tuyển dụng (qua mạng xã hội, đồng nghiệp, người thân,...) để thu hút một nhóm đăng ký dự tuyển có chất lượng; 2) Sàng lọc và Lập danh sách ngắn (sơ tuyển) ứng viên: Xác định các ứng viên tốt nhất thông qua các phương pháp như sàng lọc hồ sơ cá nhân, phỏng vấn và kiểm tra sát hạch; 3) Quyết định tuyển dụng: Sử dụng thông tin thu thập được trong quá trình tuyển mộ và tuyển chọn để đưa ra các quyết định tuyển dụng sáng suốt; 4) Tuyển dụng kịp thời: Sắp xếp nhân sự cho các vị trí trống một cách nhanh chóng để tránh chậm trễ hoặc gián đoạn công việc trong tổ chức; 5) Tuyển dụng đúng người: Đảm bảo người mới tuyển phù hợp với vai trò, góp phần vào sự thành công của tổ chức; 6) Giảm bớt rủi ro trong tuyển dụng: Giảm thiểu nguy cơ tuyển dụng những người không phù hợp, gây lãng phí và mất thời gian khắc phục; 7) Tạo môi trường làm việc tích cực và tăng sự hài lòng của nhân viên: Tuyển dụng những cá nhân phù hợp với tổ chức, với công việc và thích hợp với văn hóa và hệ giá trị của tổ chức để nâng cao sự hài lòng và sự hòa nhập của nhân viên.

1) Attracting qualified candidates: Applying various methods, such as job postings, online advertising, and employee referrals, to attract a pool of qualified applicants; 2) Screening and Short-listing candidates: Identifying the best candidates through methods like resume screening, interviews, and tests; 3) Making hiring decisions: Using the information gathered during recruitment and selection to make informed hiring decisions; 4) Timely hiring: Filling vacancies promptly to avoid delays or disruptions within the organization; 5) Hiring the right person: Ensuring the new hire is well-suited for the role and can contribute to the organization's success; 6) Reducing hiring risks: Minimizing the risk of hiring an unsuitable person, which can be costly and time-consuming to correct; 7) Creating a positive work environment and improving employee satisfaction: Hiring individuals who are a good fit for the organization and the job and are compatible with the organization's culture and values to enhance employee satisfaction and socialization.

So sánh, đối chiếu giữa tuyển mộ và tuyển chọn (recruitment vs selection)

Mặc dù đều là những bước thiết yếu trong việc tuyển dụng ứng viên cho các vị trí còn trống, tuyển mộ (chiêu mộ) và tuyển chọn (lựa chọn) đóng vai trò riêng và có sự khác biệt quan trọng. “Chiêu mộ” là quá trình tìm kiếm ứng viên cho vị trí còn trống và khuyến khích họ đăng ký dự tuyển. Quá trình này bao gồm việc xây dựng các kỹ thuật để thu hút càng nhiều người tìm việc càng tốt. Ngược lại, “lựa chọn” là việc xác định và chọn lựa ứng viên phù hợp nhất từ danh sách nguồn dự tuyển và đưa ra đề nghị nhận việc. Chiêu mộ diễn ra trước lựa chọn và quá trình lựa chọn chỉ hoàn thành khi đề nghị việc làm được ứng viên đã được lựa chọn chấp nhận.

Tuyển mộ và tuyển chọn là các nội dung cốt yếu của quá trình tuyển dụng, giúp các tổ chức thu hút một nguồn dự tuyển lớn và lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất. Quá trình này có thể được chia thành hai giai đoạn chính: 1) Chiêu mộ: Giai đoạn này bao gồm việc thu hút các ứng viên có chất lượng đăng ký cho công việc cần tuyển. Các phương pháp chiêu mộ bao gồm phân tích công việc, soạn bản mô tả công việc, xây dựng hồ sơ năng lực, thông báo đăng tuyển công khai, quảng cáo trực tuyến, qua giới thiệu từ những kênh thân quen, và tạo dựng mạng lưới các mối quan hệ; 2) Lựa chọn: Giai đoạn này bao gồm việc đánh giá các ứng viên hàng đầu và chọn lựa người phù hợp nhất cho công việc. Các bước trong quy trình có thể bao gồm sàng lọc trực tuyến và lập danh sách rút gọn, lập hồ sơ trắc nghiệm tâm lý và tính cách, tiến hành phỏng vấn và một số loại hình kiểm tra khác nhau (như kiểm tra trí tuệ, tiềm năng tự nhiên, tính cách, khả năng cụ thể, và hiệu suất thực thi). Ngoài ra, có một số phương pháp đánh giá khác như thuyết trình, thảo luận nhóm và kiểm tra viết. Lập danh sách rút gọn (sơ tuyển), chọn lựa, tuyển đúng ứng viên và hội nhập nhân viên mới là các bước quan trọng trong quy trình liền mạch để kết nối họ với mục tiêu và văn hóa của tổ chức, đảm bảo sự thành công của tổ chức và giảm chi phí thay thế nhân sự.

Tuyển mộ (chiêu mộ) và tuyển chọn (lựa chọn) là các thành tố quan trọng trong công tác quản lý nguồn nhân lực (HRM), thường được gọi đơn giản là công tác nhân sự (HR). Mặc dù các thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, chiêu mộ và lựa chọn có vai trò riêng biệt trong việc tiếp nhận những người phù hợp cho tổ chức. Chiêu mộ liên quan đến việc tìm kiếm các ứng viên tiềm năng để dự tuyển cho một vị trí việc làm, trong khi lựa chọn liên quan đến việc xác định ứng viên tốt nhất để tuyển dụng. Các quá trình này, cùng với các lĩnh vực quan trọng khác của HRM như giữ chân nhân viên, đào tạo và phát triển, sẽ giúp người nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân và mục tiêu sự nghiệp, đảm bảo sự hài lòng trong công việc, và giúp các tổ chức xây dựng một lực lượng lao động có năng lực, tài năng và hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu hiện tại và tương lai.

Chức năng HRM là quản lý và phát triển con người trong một tổ chức. Tuyển mộ thường là bước đầu tiên trong HRM để xây dựng vốn nhân lực của tổ chức. Trong nhiều trường hợp trên thực tế, quá trình này bao hàm việc nhận diện và thu hút ứng viên, phỏng vấn, lựa chọn, tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới. Theo đó, tuyển mộ (còn được hiểu là tuyển dụng) về căn bản bao trùm tất cả các công đoạn từ bước xác định nhu cầu nhân sự cho đến khi hoàn thành việc tuyển dụng vào vị trí. Như vậy, tuyển mộ trong trường hợp này có thể được coi là toàn bộ quá trình tuyển dụng, bao hàm cả quá trình tuyển chọn.

Với sự tiến bộ của công nghệ thông tin và truyền thông, các tổ chức cần thực hiện chuyển đổi số và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa quá trình tuyển mộ và tuyển chọn. Công tác này có thể bao gồm việc ứng dụng tự động hóa cho các nhiệm vụ thường lệ, sử dụng các nguồn lực và phần mềm trên trình duyệt web để tìm kiếm, thu hút, phỏng vấn và đánh giá các ứng viên, và phân tích dữ liệu từ việc đánh giá ứng viên và hiệu suất thực thi công việc đưa ra thông tin chi tiết giúp các tổ chức đưa ra các quyết định tuyển dụng tốt hơn.

While recruitment and selection are both critical steps in hiring candidates for open positions, they serve distinct roles and have key differences. “Recruitment” is the process of finding candidates for a vacant position and encouraging them to apply. This involves developing techniques to attract as many job seekers as possible. On the other hand, “Selection” is about identifying and choosing the most suitable candidate from the pool of applicants and offering them the job. Recruitment precedes selection, and the selection process is complete only when a job offer is made and accepted by the chosen candidate.

Recruitment and selection are essential parts of the hiring process, enabling organizations to attract a broad pool of applicants and select the most suitable candidates. This process can be broken down into two main stages: 1) Recruitment: This stage involves attracting qualified candidates to apply for the job. Methods include job analysis, preparing job descriptions and competency profiles, job postings, online advertising, employee referrals, and networking; 2) Selection: This stage involves evaluating the top candidates and choosing the best one for the job. Steps may include online screening, shortlisting, personality and psychological profiling, conducting interviews, and administering various tests (such as intelligence, aptitude, personality, ability, and performance tests). Other assessment methods may include presentations, group discussions, and written tests. Seamlessly shortlisting, selecting, hiring the right candidates , and onboarding new employees is crucial to align them with the organization’s goals and culture, ensuring organizational success and reducing turnover costs..

Recruitment and selection are pivotal components of Human Resource Management (HRM), often simply called HR. While these terms are often used interchangeably, they serve distinct roles in acquiring the right people for an organization. Recruitment involves finding potential applicants to apply for a job position, whereas selection involves identifying the best candidate to hire. These processes, combined with other key aspects of HRM such as employee retention, training, and development, enable employees to achieve personal and professional goals, ensure job satisfaction, and help organizations build a capable, talented, and effective workforce to meet current and future requirements.

HRM is the function of managing and developing people within an organization. Recruitment is typically the first step in HRM for building an organization's human capital. In many cases in reality, this process involves identifying and attracting candidates, interviewing, selecting, hiring, and onboarding employees. Essentially, it covers everything from recognizing a staffing need to fulfilling it. Thus, recruitment can be viewed as the entire hiring process, encompassing the selection process.

With advancements in information and communication technologies, organizations should embrace digital transformation and the use of artificial intelligence (AI) to streamline the recruitment and selection process. This can involve automating routine tasks, using web-based resources and software to find, attract, interview, and assess candidates, and analyzing data from candidate assessments and job performance to identify insights that can help organizations make better hiring decisions.

Tuyển mộ và tuyển chọn trong nền công vụ (Civil Service recruitment and selection)

Quy trình tuyển mộ và tuyển chọn công chức, viên chức (nhân sự công) ở các quốc gia khác nhau được thiết kế và tiến hành tùy thuộc vào hệ thống công vụ của họ thiên theo hướng chức nghiệp hay theo vị trí, việc làm. Các hệ thống theo chức nghiệp thường tuyển dụng ứng viên cho đầu vào ở bậc thấp của các ngạch dưới trong hệ thống trật tự thứ bậc và sự thăng tiến diễn ra trong nội bộ dựa trên nguồn nhân sự công hiện tại. Các hệ thống này sử dụng phương thức tuyển dụng tổng quát nhiều hơn bởi vì quá trình tuyển mộ và tuyển chọn nhằm vào đối tượng nhân sự cho một con đường sự nghiệp rộng thay vì cho một công việc hay vị trí cụ thể. Ngược lại, hệ thống theo vị trí (việc làm) mở rộng tất cả các công việc mới và vị trí trống để tuyển dụng cạnh tranh, cho phép các nhân viên khu vực công cạnh tranh với các ứng viên từ khu vực tư nhân và khu vực tình nguyện hoặc các tổ chức công khác. Các hệ thống này yêu cầu sử dụng phương pháp tuyển mộ và tuyển chọn cụ thể cho từng vị trí riêng.

Trong hệ thống theo chức nghiệp, các quy trình tuyển mộ và tuyển chọn thường bao gồm các cuộc kiểm tra sàng lọc về độ tuổi, quốc tịch và trình độ học vấn. Ứng viên thường cần có bằng cấp giáo dục đào tạo hoặc chứng chỉ học thuật liên quan. Các cuộc kiểm tra này diễn ra vào thời điểm bắt đầu quãng đời chức nghiệp và thường bao gồm một bài kiểm tra viết đánh giá chung, một cuộc phỏng vấn tuyển chọn và/hoặc một cuộc thi vấn đáp. Những nhân viên mới tuyển dụng vào công vụ thường trải qua một thời gian tập sự trong đó họ tham dự cả các hoạt động đào tạo bồi dưỡng chung cũng như đào tạo bồi dưỡng theo mục tiêu cụ thể và được một nhân viên bậc cao hơn hướng dẫn, kèm cặp. Cuối thời gian thử việc này, họ có thể bị sa thải nếu kết quả thực thi không đạt yêu cầu hoặc được chính thức công nhận là nhân viên chức nghiệp ổn định suốt đời công tác.

Hệ thống theo vị trí việc làm đặt trọng tâm vào việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho từng vị trí cụ thể. Quy trình tuyển mộ và tuyển chọn quan tâm xem xét nền tảng giáo dục đào tạo, kinh nghiệm liên quan, thành tích chuyên môn, đặc điểm tính cách và năng lực thực tế để đảm bảo ứng viên đạt yêu cầu thực thi ở mức chấp nhận được ngay từ bước khởi đầu công việc. Các cuộc kiểm tra tâm lý và kiểm tra nhận thức và thời gian thử việc cũng có thể được áp dụng để đánh giá sự thích ứng của nhân viên mới với công việc dự kiến đảm nhận.

Nhiều quốc gia áp dụng cách tiếp cận kết hợp, tận dụng điểm mạnh của hệ thống công vụ định hướng chức nghiệp và hệ thống công vụ định hướng vị trí việc làm. Quy trình tuyển mộ và lựa chọn của họ thường tích hợp các yếu tố từ cả hai mô hình. Họ đánh giá cả kiến thức cũng như năng lực của ứng viên, sàng lọc ứng viên qua nhiều loại hình kiểm tra khác nhau và tuyển dụng đầu vào công chức, viên chức để gia nhập công vụ ở cả ngạch bậc thấp và ngạch bậc cao. Trong đó, nhấn mạnh nguyên tắc thực tài, với việc tuyển dụng dựa trên các phẩm chất và khả năng liên quan đến công việc của ứng viên. Quy trình tuyển mộ và tuyển chọn nhằm chọn lựa ra ứng viên phù hợp nhất cho một vị trí cụ thể trong nền công vụ. Tuyển mộ và tuyển chọn theo năng lực đã và đang trở thành công cụ phổ biến cho các nhà quản lý nhân sự. 

Trong nhiều hệ thống công vụ, khung pháp lý được xây dựng nhằm đảm bảo quyền truy cập bình đẳng và dựa trên nguyên tắc thực tài đối với việc làm khu vực công, không phân biệt chủng tộc, sắc tộc, giới, hoàn cảnh gia đình, hay tín ngưỡng tôn giáo. Các quy định điều chỉnh quy trình tuyển mộ và tuyển chọn trong khu vực công dựa trên nguyên tắc cạnh tranh công khai, công bằng và khách quan giữa các ứng viên đáp ứng các yêu cầu chung. Các yêu cầu đáp ứng công việc cụ thể được đánh giá thông qua các cuộc kiểm tra đánh giá về kiến thức, kỹ năng, thái độ và kinh nghiệm chuyên môn. Kỳ thi cạnh tranh phải được quảng cáo rộng rãi, đôi khi trên toàn cầu qua các kênh kỹ thuật số, để đảm bảo thông tin sâu rộng và dễ dàng tiếp cận. Thông báo tuyển dụng bao gồm toàn bộ các yêu cầu về quy trình thủ tục, danh mục chủ đề kiểm tra (nếu có), thời hạn đăng ký và nhận hồ sơ dự tuyển, và bất kỳ thành tích bổ sung nào đều được công bố công khai, kịp thời. Các loại hình kiểm tra được thiết kế nhằm mục đích đánh giá cấp độ thực thi của cá nhân trong mối quan hệ với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức được chú trọng.

Recruitment and selection processes in various countries are designed and conducted based on whether the civil service system is career-based or position-based. Career-based systems typically hire candidates at the entry level for junior categories within the hierarchy and rely on internal promotions from the existing pool of civil servants and public employees. These systems use more general hiring methods because recruitment and selection target a broad career path rather than a specific job or position. Conversely, position-based systems open all new jobs and vacancies to competitive hiring, allowing public employees to compete with candidates from the private and voluntary sectors or other public organizations. These systems require more specific recruitment and selection methods for each individual position.

In career-based systems, recruitment and selection procedures generally include examinations that screen for age, nationality, and educational attainment. Candidates often need relevant educational degrees or academic credentials. These examinations occur at the start of a career and typically include a general written test, a selection interview, and/or an oral exam. Newly hired public employees usually undergo a probationary period during which they participate in both general and specific training activities and are mentored by a senior employee. At the end of this period, they may either be dismissed for unsatisfactory performance or confirmed as permanent, lifelong career public employees.

In position-based systems, the focus is on selecting the best-suited candidate for each specific position. The recruitment and selection process considers educational background, relevant experience, professional achievements, personality traits, and actual abilities to ensure acceptable performance from the outset. Psychological and cognitive tests and a probationary period may also be used to evaluate the new hire's adaptation to the job.

Many countries adopt a hybrid approach, leveraging the strengths of both career-oriented and position-oriented systems. Their recruitment and selection processes often integrate elements from both models. They assess candidates' knowledge and competencies, screen applicants through various tests, and hire civil servants and public employees at both junior and senior levels. There is a strong emphasis on merit, with hiring based on candidates' work-related qualities and abilities. The recruitment and selection processes aim to choose the best-suited candidate for a given position within the civil service. Competency-based recruitment and selection have become popular tools for HR managers. 

In many civil service systems, legal frameworks have been established to ensure equal, merit-based access to public employment, regardless of race, ethnicity, gender, family background, or religious beliefs. The rules governing recruitment and selection in the public sector are based on open, fair, and objective competition among candidates meeting general requirements. Specific job requirements are assessed through evaluations of knowledge, skills, attitude, and professional experience. Competitions must be widely advertised, sometimes globally through digital channels, to ensure broad dissemination and easy access. Vacancy notices include all procedural requirements, a list of examination subjects if applicable, deadlines for applications and document submissions, and any additional merits are timely published. Tests are designed to assess individual performance levels in alignment with the expected achievement of organizational goals./.

TS Phạm Đức Toàn, Phó Trưởng ban Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương (Bộ Nội vụ)