Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nhằm đẩy mạnh triển khai Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030.

Nội dung Công văn nêu rõ: Thực hiện nhiệm vụ được giao tại Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 23/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ tiếp tục đẩy mạnh triển khai Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 tại các bộ, ngành, địa phương năm 2023 và những năm tiếp theo, Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như sau:

Về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Cấu trúc dữ liệu đối với hồ sơ, tài liệu hành chính của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiện theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT.

Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.

Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg.

Về nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Các nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm: tiêu chuẩn, xác định giá trị, lập hồ sơ, thu thập, bảo quản, bảo đảm an toàn, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV và quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.

Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải bảo đảm đầy đủ yêu cầu và chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hai (02) Hệ thống này phải được kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Trong thời gian hoàn thiện giải pháp kỹ thuật kết nối giữa Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cần được tiếp tục lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

Công văn cũng nêu rõ, việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản này và văn bản số 5614/BNV-VTLTNN ngày 09/11/2021 của Bộ Nội vụ về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các bộ, ngành, địa phương, Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước và cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan phản ánh về Bộ Nội vụ để xem xét, trả lời theo thẩm quyền./.

Nhật Nam