Văn hóa trong quản trị tổ chức hành chính công

Ảnh minh họa

Những yếu tố tác động tới việc hình thành văn hóa tổ chức hành chính 

Tổ chức là một thực thể có yếu tố khách quan và chủ quan. Về khách quan, đó là những định chế có trước, quy định các quy tắc của tổ chức. Nó không thể thay đổi đối với nhân sự trong tổ chức, vì hành vi tổ chức bị khuôn khổ pháp lý quy định. Câu hỏi đặt ra là, tại sao chất lượng hoạt động công vụ lại khác nhau giữa các tổ chức, hoặc những tấm gương sáng được biểu dương và những rắc rối hay hệ lụy làm cho đơn vị nào đó không hoàn thành nhiệm vụ. Đó là có sự tác động từ mặt chủ quan trong tổ chức. Cụ thể, cùng một khung quy tắc giống nhau giữa các tổ chức, nhưng cơ cấu nhân sự lại có những năng lực, kinh nghiệm và phương pháp giao tiếp khác nhau… Bên cạnh đó, có những yếu tố tâm lý, tình cảm, thái độ, tác phong không đồng nhất giữa những cá nhân trong tổ chức. 

Những mặt chủ quan trong tổ chức nếu được “kích hoạt” đúng hướng, đúng vào các tác động tâm lý, tình cảm của nguồn nhân lực sẽ thành hợp lực để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Tác động vào yếu tố chủ quan trước hết phải chính là các chủ thể là cán bộ, công chức, viên chức, tiếp đó là những người lãnh đạo và đồng sự, đồng nghiệp. Vì vậy, tuy tổ chức là một mắt xích của thiết chế trong hệ thống chính trị, xã hội mang tính cơ học; nhưng trong đó phải thể hiện được tinh thần văn hóa tích cực. Một tổ chức là một cộng đồng với sự đồng thuận cao; có thể coi như một “gia đình” với sự quan tâm và trợ giúp lẫn nhau; một hệ thống quan hệ như giúp đỡ những lúc khó khăn trong thực thi nhiệm vụ cũng như trong cuộc sống. Thực tế cho thấy có khá nhiều người giỏi chuyên môn, có trách nhiệm công vụ, được người đứng đầu tổ chức giao cho nhiệm vụ quan trọng hơn lại không hoàn thành nhiệm vụ; ngược lại, có những cán bộ chỉ có năng lực chuyên môn bình thường, nhưng khi được trao cho nhiệm vụ lãnh đạo, họ được đồng nghiệp tán thưởng đồng tình, ủng hộ tích cực. Và người đó đã hoàn thành xuất sắc vị trí, vai trò của người đứng đầu trên mọi phương diện.

Mỗi vị trí có tính đặc trưng, đòi hỏi tích hợp nhiều tiêu chí mới thể hiện tốt trong quá trình công tác. Khi một cá nhân chuyển từ vị trí làm việc theo chuyên môn, trách nhiệm cá nhân là cơ bản, sang vị trí đứng đầu một đơn vị (dù tổ chức đó rất ít người), thì lúc này đã chuyển sang trạng thái trách nhiệm của tổ chức. Khi đó, trách nhiệm cá nhân phải đứng dưới trách nhiệm tổ chức. Những phẩm chất tự điều chỉnh bản thân theo quy định khác với phẩm chất của người đứng đầu. Tự thân vận động khác với việc điều hành một tổ chức cùng vận hành trôi chảy. Nguyên lý chung đòi hỏi vị trí nào cũng phải rèn luyện, học tập, cập nhật kiến thức; nhưng người lãnh đạo vẫn phải có những phẩm chất riêng. Đó là khả năng hoàn thành công việc, tính tổ chức của một đơn vị, tinh thần thực thi công vụ và các chi tiết, những tình huống xử lý mang tính ngoài công vụ, như sự thấu hiểu, hỗ trợ, giúp đỡ nhau mà chỉ người trong cuộc mới biết được…

Một đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ thì dư luận chỉ nhìn thấy những yếu tố tích cực chung chung. Nhưng một đơn vị không hoàn thành nhiệm vụ, tổ chức phải chỉ ra những nguyên nhân gây ra tình trạng đó, ví dụ như do phẩm chất của người đứng đầu (tham nhũng, tạo nhóm cục bộ, cậy quyền hành để thể hiện sự yêu ghét cấp dưới…); hoặc năng lực, uy tín (mất uy tín trong lời nói và việc làm, không nhận thức trong bộ máy năng lực, tính cách, tác phong của các thành viên trong tổ chức…). Theo tính phổ biến thì không có tổ chức thuần nhất, chỉ có sự khác biệt. Không có tổ chức chỉ toàn nhân tố tích cực, mà là đan xen giữa ưu điểm và hạn chế. Xu thế vận động của tổ chức (theo chức năng xã hội) là tạo sự ổn định, cân bằng để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm xã hội, hoặc vươn tới những tiêu chí theo hướng tiến bộ, thu hẹp những hạn chế để phát triển. 

Việc hoàn thành nhiệm vụ hay những thiết chế hoạt động theo quy tắc, quy định chặt chẽ là hoạt động có tính thường xuyên, liên tục, phụ thuộc vào tính chất của công việc, sự thay đổi thế hệ hay sự thay đổi tổ chức do yêu cầu nhiệm vụ. Người tiến bộ có thể được cất nhắc, người chậm tiến có thể bị thay đổi vị trí việc làm… Tổ chức cũng là môi trường hoạt động chung, theo quy tắc của diễn biến tình cảm, trạng thái của con người; cùng với những điều chỉnh quy tắc của tổ chức, những thành tố chủ quan tạo ra kết quả đầu ra của mọi hoạt động. Trong tổ chức cũng vậy, quy tắc, quy chuẩn điều chỉnh hành vi thuộc hệ thống quy phạm pháp luật và các quy định hành chính, đó là khung pháp lý định hướng cho hoạt động công vụ. Những yếu tố chủ quan của con người như phân tích ở trên là những mặt chủ quan của mỗi công chức, viên chức trong tổ chức hành chính. 

Để biết văn hóa tổ chức dựa vào những tiêu chí nào, cần phân biệt nó với các hình thái văn hóa và xem xét tổ chức dưới góc độ văn hóa gắn với việc xem xét dưới góc nhìn khác (như thiết kế tổ chức, cơ cấu tổ chức, hoạt động của tổ chức…). Nếu không xác định được ranh giới, có thể nhận định sai trong góc nhìn đối tượng; hoặc nhầm lẫn giữa các cách tiếp cận để phân tích, đánh giá tổ chức về mặt vị trí, chức năng, trách nhiệm xã hội hay mặt văn hóa của tổ chức. Khi xem xét văn hóa của lĩnh vực nào, cần phải dựa vào những biểu hiện ra bên ngoài tác động tới xã hội. Có thể dựa vào hai phương thức đánh giá để phân tích tổ chức từ giác độ giá trị văn hóa như sau:

Một là, văn hóa tổ chức phải căn cứ vào giá trị xã hội của của tổ chức đó theo vị trí, chức năng, trách nhiệm xã hội của tổ chức - đó chính là căn cứ đầu ra được đánh giá bởi xã hội. 

Hai là, những giá trị bên trong của tổ chức, tạo nên một thiết chế ổn định, phát triển, hài hòa giữa công việc và trạng thái tinh thần, tâm lý quan hệ bên trong. 

Ngày nay, có thể gọi những yếu tố bên trong chi phối văn hóa tổ chức bởi các yếu tố thuộc tổ chức, gọi là “hệ sinh thái văn hóa” trong một tổ chức. Các yếu tố bên trong cấu thành tổ chức và quá trình vận động và phát triển của đơn vị. Đó là các hoạt động thường xuyên, liên tục trong tổ chức như hoạt động điều hành, chấp hành, kiểm tra, kiểm soát, tuyển dụng, sử dụng, bổ nhiệm cán bộ, giải quyết xung đột, các tình huống ngoài công vụ thể hiện ra sự ứng xử giữa các thành viên trong tổ chức (liên hệ, phối hợp công vụ, cư xử với nhau trong hoạt động công vụ…). Sức mạnh của tổ chức có được do nhiều yếu tố, trong đó không thể thiếu những tác động chủ quan làm nên sự gắn kết tổ chức. Có những mặt tuy không được xem xét dưới góc độ chức năng, nhưng lại có vị trí nổi trội từ các yếu tố gắn kết tinh thần. Điều đó lý giải tại sao đa số các đơn vị bị đánh giá yếu kém, hay nảy sinh tiêu cực lại không bắt đầu từ nguyên nhân nhận thức (như yếu kém về pháp luật), mà chủ yếu từ nguyên nhân chủ quan - sự mất đoàn kết trong nội bộ. 

Bàn về văn hóa tổ chức nghĩa là đo lượng giá trị (cao hay thấp) của tổ chức có được từ những gì làm ra, tích tụ tuần tự, liên tục, nối tiếp thế hệ. Ví dụ, sự kiện một đơn vị tổ chức kỷ niệm ngày thành lập dường như không liên quan gì đến “văn hóa” của tổ chức. Nhưng qua sự kiện này đã đánh thức những mặt tích cực làm nên giá trị của tổ chức, kể ra những hoạt động, những hành vi của những cá nhân ưu tú, nhắc lại những khó khăn mà thiếu sự đồng thuận, tưởng như không thể hoàn thành nhiệm vụ… Đó là những dấu mốc của thành tựu, những điểm sáng làm nên lịch sử của đơn vị, được đề cập cả nguyên nhân của sự thành công và bài học vượt khó của tổ chức có được qua nhiều năm hoạt động. 

Theo nguyên lý chung về sự đa dạng và phong phú của đời sống, thì trong hệ thống tổ chức, nhân sự, có nơi mạnh, vượt trội; nơi trung bình, nơi yếu, có nhiều hạn chế cũng không phải là bất thường. Bởi vì, mỗi đơn vị, tổ chức là một “cái riêng” chứa đựng những khác biệt, mà ở đơn vị khác không có, bên cạnh “cái chung” là vị thế mang tính nhà nước của công vụ; tính trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức. Cũng theo nguyên lý về các yếu tố tâm lý, cảm xúc, công chức hay viên chức đều có cái tôi riêng biệt, độc đáo để tạo thành nét phong phú, đa dạng của tổ chức. Một đơn vị cũng như một xã hội thu nhỏ, ở đó có sự nổi trội và những điểm tối của sự so sánh. Yêu cầu của văn hóa là duy trì tính tích cực, điều chỉnh những hạn chế; cho nên đơn vị mạnh phải tiếp tục phát huy những hành vi và quan hệ tích cực mới giữ được vị thế. Trái lại, một tổ chức yếu kém thì cái yếu kém cũng là một động lực để phải thay đổi.

Hiện nay, vấn đề văn hóa tổ chức được đề cập rất rộng, hiện diện trong các loại hình tổ chức trong các đơn vị nhà nước, doanh nghiệp, các đoàn thể xã hội. Trong quá trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, tạo lập xã hội dân chủ cũng như trong từng tổ chức đồng hành cùng với quá trình chuyển đổi nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thì việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức theo các chuẩn mực văn hóa trở thành động lực của sự phát triển, và khi đó nó có giá trị phố biến. Tuy nhiên, cho dù có sự khác biệt về loại hình của tổ chức, nhưng có những tiêu chí mang tính căn bản, phổ quát cho mỗi đơn vị của hệ thống hành chính.

Những giá trị của văn hóa tổ chức  

Giá trị của tổ chức là phải làm cho uy tín xã hội của tổ chức được xây dựng và duy trì trong hoạt động thường xuyên. Những yếu tố giá trị của tổ chức là chất kết dính các thành viên và công việc của họ. Có những thông tin trong hồ sơ với những yếu tố lịch sử, thành tựu; những yếu tố gắn kết cá nhân, đồng nghiệp hay các tác nghiệp công vụ. Mỗi thành viên trong tổ chức cần được tiếp cận các giá trị truyền thống, văn hóa tổ chức. Như một lẽ tự nhiên, họ có trách nhiệm vun đắp và bổ sung những giá trị mới qua các sáng kiến và thích ứng sự thay đổi…; mặt khác văn hóa tổ chức không chỉ có các hình ảnh hoặc trực quan sinh động hoặc rời rạc, mà phải thể hiện và trở thành những giá trị cốt lõi, các yếu tố mang tính chuẩn mực đặc trưng và kiến tạo niềm tin. Trong các thiết chế công quyền, văn hóa tổ chức lan tỏa thành không khí làm việc, trách nhiệm công vụ và sự chia sẻ trong cuộc sống. 

Trong mỗi đơn vị là một kết cấu pháp lý, tổ chức nhân sự, đồng thời tương tác và sự giúp đỡ. Mỗi cá thể trong một tổ chức coi đơn vị như chỗ dựa tinh thần trong thực hiện nhiệm vụ. Một đơn vị có yếu tố giá trị là hình mẫu cho các đơn vị xung quanh công việc và trách nhiệm thuần túy. Nó cũng có tác động như mặt đối chứng đối với đơn vị yếu kém để soi chiếu, tự điều chỉnh và hoàn thiện. Trên nền tảng của uy tín tổ chức, văn hóa tổ chức là những mặt giá trị của bản thân nó. Nhưng những giá trị của tổ chức có đóng góp gì, như là sự gia tăng giá trị trong vai trò xã hội của tổ chức hay không. Không nên liên hệ có tính nhân quả thuần túy rằng: một đơn vị hoàn thành nhiệm vụ đương nhiên có văn hóa tổ chức; bởi điều đó thật không công bằng khi đánh giá văn hóa chỉ theo chức năng của tổ chức. Nhiều đơn vị hoàn thành công việc nhưng bên trong vẫn là những cải cách, đổi mới để đơn vị trở thành một tổ chức vững mạnh. Trong quản trị xã hội, đa số các đơn vị đều được xác định hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng những gương tốt nổi lên như một hình mẫu lan tỏa bên trong và bên ngoài đơn vị chỉ là rất ít. Bởi vì, hoàn thành nhiệm vụ là sức mạnh tồn tại của tổ chức. Nhưng văn hóa tổ chức là tiêu chí giá trị mà tổ chức không thể có được chỉ bằng một kế hoạch, mà là sự tích tụ, thậm chí qua nhiều thế hệ mới có được. 

Từ những phân tích trên, mặt biểu hiện của văn hóa tổ chức trong các đơn vị thuộc thể chế công quyền (hành chính công và sự nghiệp công) phải hội đủ những giá trị tích cực mẫu mực trong giao tiếp và hoạt động thực thi công vụ. Có thể nêu ra một số loại hình liên hệ trong tổ chức có biểu hiện mặt văn hóa trong hoạt động của tổ chức như sau: 

Thứ nhất, đối với người đứng đầu, văn hóa tổ chức thể hiện trên các hoạt động: 1) Thực thi nhiệm vụ: hoạt động này thể hiện qua các hoạt động chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, kiểm soát. Đòi hỏi năng lực, kinh nghiệm, cái uy của người đứng đầu và sự mẫu mực, có tính trách nhiệm cao. Nhân viên hay cấp dưới căn cứ vào những phẩm chất đó mà chấp hành và triển khai nhiệm vụ được giao. 2) Sử dụng cán bộ: hoạt động này đòi hỏi người đứng đầu ngoài năng lực, cần những yếu tố chủ quan trong đánh giá cấp dưới, phân công nhiệm vụ, theo dõi sự thăng tiến gắn với chức trách bồi dưỡng tạo môi trường thăng tiến cho cấp dưới. Những hoạt động này đòi hỏi người đứng đầu phải có cái nhìn công bằng, chia sẻ và năng lực khuyến khích (với người có cơ hội), động viên (với người chưa có điều kiện). Ngoài những kỹ năng trên, người đứng đầu cần có năng lực để giảm thiểu tâm lý ích kỷ và phe nhóm… khuyến khích ý thức cầu thị, ủng hộ đồng nghiệp tiến bộ của nhân viên thuộc quyền. Bởi vì, trong mỗi con người vốn tồn tại hai mặt tích cực và hạn chế. Người đứng đầu cần có kỹ năng thu hẹp hạn chế, phát huy ưu điểm của họ. Những năng lực đó thuộc nghệ thuật mà ít biểu hiện về mặt pháp lý. Do đó, văn hóa không bao giờ đối lập với pháp lý, mà chỉ làm cho pháp lý thẩm thấu vào ý thức, trở thành động lực hoạt động tự nhiên của những người thuộc quyền. 3) Năng lực tạo sự cân bằng trong các nhóm nhân sự vốn tồn tại sự khác biệt. Người có năng lực không có nghĩa là chỉ thích giao việc cho họ để dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ, trái lại người yếu năng lực dễ bị bỏ rơi. Tổ chức vốn đòi hỏi sự hài hòa mới vận hành tốt được, nếu mất cân đối sẽ tạo ra sự khác biệt, trở thành mâu thuẫn giữa hai thái cực. 4) Kỹ năng và phẩm chất biết lắng nghe sự phản biện. Vì trong thể chế dân chủ, tính phản biện trở thành quyền phản biện, trong đó có quan hệ cấp trên, cấp dưới và ngang cấp. Do đó, nếu không coi trọng ý kiến phản biện, thì không thể xem là có văn hóa của tổ chức.

Thứ hai, nhân viên trong bộ máy trong tổ chức cần tự nhận thức và có sự tiếp thu để tạo ra phẩm chất (hoặc nhân cách) của người thực thi mệnh lệnh, thể hiện ở bốn phương diện sau: 1) Người thuộc quyền cần có nhận thức về bổn phận công vụ, bên cạnh chức năng của tổ chức. Bổn phận như là chức trách, vốn được phân chia trong cơ cấu, thể hiện trong tổ chức để mỗi người đảm nhiệm một công việc không thể thay thế khi hệ thống đang vận hành. Người lãnh đạo cũng có bổn phận của họ. Chức năng của tổ chức là người thuộc quyền ý thức được rằng, trong tổ chức có người giao việc, ắt phải có người nhận việc. Một khi xác định được vị thế, người ta làm việc gì cũng thấy thoải mái, loại bỏ sức ép. 2) Tạo ra kỹ năng phối hợp, làm việc nhóm trong hệ thống. Công quyền vốn có cấu trúc và các khâu, trong đó có liên hệ hữu cơ với nhau, không thể đánh giá thứ hạng trong công vụ về mặt tình cảm, mặc dù nó có trong thực tế. Một tổ chức mất đoàn kết nội bộ chắc chắn tác động trực tiếp tới sự liên kết hệ thống công vụ. Họ thường đổ lỗi cho nhau, hay không có ý thức nhận phần việc phức tạp cho bản thân. 3) Ý thức cầu thị, tạo ra không khí lao động có trao đổi, học hỏi lẫn nhau. Rất ít người để ý rằng cùng một vị trí, nhưng do sự khác nhau về năng lực, kinh nghiệm, nên người này có thể dẫn dắt, giúp đỡ người khác. 4) Phẩm chất vươn lên trong sự thăng tiến, nếu có tâm lý “an phận” vốn không phải cái gọi là ý chí của mỗi người. Nhưng trong tổ chức, tùy theo quan hệ, có thể làm thui chột ý chí, sinh ra sự tiêu cực, an phận trong tổ chức. Người không muốn thay đổi công việc, khác với người nhụt ý chí mà vẫn còn tâm lý muốn vươn lên. Trong tổ chức hành chính vốn tồn tại quan hệ thứ bậc. Sự an phận làm thui chột quá trình phát triển năng lực vượt trội. Chí tiến thủ bao giờ cũng có hai mặt, mặt phấn đấu và tâm lý ghen tị. 

Văn hóa tổ chức trước hết phải thể hiện ra trong hoạt động của hệ thống tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ. Nếu coi đó là nội dung, tạo ra sự khác biệt giữa các tổ chức, thì những yếu tố bên ngoài tạo ra hình thức của tổ chức cũng không thể thiếu được. Đó là văn minh công sở, là văn hóa sắp đặt hình hài của tổ chức, đồng thời còn là phong thái giao tiếp nội bộ và quan hệ bên ngoài của tổ chức. Ví dụ, thái độ sử dụng trang thiết bị được giao để thực thi công vụ cũng là biểu hiện của văn hóa tổ chức./.

GS.TS Nguyễn Hữu Khiển, nguyên Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia 

tcnn.vn