Quản lý theo mục tiêu - Management by Objectives

Management by objectives or Managing by Objectives (MBO) is a way of getting improved results in managerial action. The essence of MBO is participative goal setting, choosing course of actions and decision making. An important part of the MBO is the measurement and the comparison of the employee’s actual performance with the standards set. Ideally, when employees themselves have been involved with the goal setting and choosing the course of action to be followed by them, they are more likely to fulfill their responsibilities. MBO can be described as a managerial method where by the superior and the subordinate managers in an organization identify major areas of responsibility, in which they will work, set some standards for good performance and the measurement of results against those standards. MBO refers to a structured management technique of setting goals for any organizational unit. MBO is a process of defining objectives within an organization so that management and employees agree to the objectives and understands what they need to do in the organization.

Lý do sử dụng MBO (Reasons?)

MBO là việc vạch kế hoạch trong đó cấp lãnh đạo quản lý thiết lập các mục đích, mục tiêu cụ thể cho các nhân viên hoàn thành trong một khoảng thời gian cố định. MBO là một hệ thống lập kế hoạch, kiểm soát và phát triển. MBO có thể vận hành trong một tổ chức với bất kỳ quy mô nào nếu như các quy trình thủ tục được nắm vững và các nhà quản lý có sự kiên nhẫn với việc khởi đầu hoạt động của hệ thống. MBO là quá trình thiết lập mục tiêu. Tuy nhiên, có thể phân biệt MBO với các cách tiếp cận thiết lập mục tiêu khác ở sự chú trọng vào các mục tiêu có thể đo lường được, việc xác định khoảng thời gian để hoàn thành các mục tiêu và sự tham gia của cả nhân viên và người quản lý, giám sát trong việc thiết lập các mục tiêu và đánh giá kết quả đạt được. Điểm mấu chốt của MBO là ở các mục tiêu, giúp cho từng cá nhân nhận biết những hành động cần thiết để thực hiện các mục tiêu hàng năm và kế hoạch theo chức năng của đơn vị. MBO cung cấp cách thức để tích hợp và tập trung nỗ lực của tất cả thành viên tổ chức vào các mục đích, mục tiêu trong chiến lược tổng thể của tổ chức và của cấp quản lý cao hơn. Đặc tính then chốt khác của MBO là chú trọng vào sự tham gia tích cực của các nhà quản lý và các thành viên ở mọi cấp độ của tổ chức.

MBO is a strategy where in the management sets specific goals for the employees to accomplish within a fixed time period. MBO is an effective planning, control and development system.MBO can work in any size of organization if the procedures are understood and managers are patient in letting the system set in first. MBO is a goal setting process. However, MBO is distinguished from other goal setting approaches by its emphasis on measurable objectives, the setting of a time period for completion of objectives and participation by both the employee and the supervisor in determining the objectives and evaluating their accomplishment. The heart of MBO is the objectives, which spell out the individual actions needed to fulfill the units functional strategy and annual objectives. MBO provides a way to integrate and focus the efforts of all organization members on the goals of higher management and overall organizational strategy. Another key to MBO is its insistence on the active involvement of managers and staff members at every organizational level. 

Áp dụng MBO (Application)

Vận dụng SMART:

Mỗi cấp quản lý trong tổ chức đều tham gia vào quá trình lập kế hoạch chiến lược và xây dựng các hệ thống thực thi công việc. Hệ thống MBO đòi hỏi các nhà quản lý ở từng cấp xác định các mục đích, mục tiêu trên từng lĩnh vực mà họ chịu trách nhiệm. Tiếp đó, chia sẻ các mục đích, mục tiêu này với các đơn vị mà họ phụ trách. Việc chia sẻ các tiêu đích này giúp dẫn dắt các cá nhân hoàn thành vai trò của mình. Vai trò của công tác quản lý giờ đây là theo dõi và đánh giá việc thực thi. Trọng tâm hướng tới là tương lai thay vì quá khứ. Họ kiểm tra các bước tiến triển một cách thường xuyên và trong một khoảng thời gian nhất định. Một khía cạnh quan trọng của cách tiếp cận MBO là sự nhất trí giữa các nhân viên và các nhà quản lý về nội dung thực thi được đưa ra đánh giá. Về mặt nguyên tắc, khi người nhân viên tham gia thiết lập các mục tiêu và lựa chọn phương hướng, kế hoạch hành động để theo đó thực hiện, họ sẽ hoàn thành các trách nhiệm của mình tốt hơn. Ở đây có sự kết nối giữa các mục đích của tổ chức với các mục tiêu thực thi của các nhân viên. Mục đích và mục tiêu của MBO cần phỏng theo mô hình SMART: 1) Tính cụ thể; 2) Tính đo lường; 3) Tính đồng thuận dựa trên nguyên tắc quản lý có sự tham gia (xem chú thích); 4) Tính phù hợp với thực tế; 5) Định ra khoảng thời gian thực hiện công việc.

Every level of management in the organization participates in the strategic planning process and creation of performance systems. An MBO system calls for each level of managers to identify their goals for every area they are responsible for. These goals are shared then with their individual units. Shared targets guide individuals in fulfilling their role. The role of the management now is to monitor and evaluate performance. The focus is on future rather than on past. They check progress frequently and over a set period of time. An important aspect of the MBO approach is this agreement between employees and managers regarding performance which is open to evaluation. The principle is that when employees are involved with the goal setting and choosing the course of action to be followed by them, they are more likely to fulfil their responsibilities. There is a link between organizational goals and performance targets of the employees. MBO goal and objectives should be SMART: (1) Specific; (2) Measurable; (3) Agreed (relating to the participative management principle)1; (4) Relevant/Realistic; and (5) Time-bound.

Giao tiếp truyền đạt và sự tham gia (Communication and Participation):

Với từng mục tiêu, các nhà quản lý cần thiết lập các tiêu đích và chuẩn thực thi rõ ràng để từ đó giám sát các bước tiến trong toàn tổ chức. Điều này cũng quan trọng đối với thông tin truyền đạt về kết quả và đánh giá tính phù hợp của các mục đích đã đặt ra. Mỗi người cần hiểu rõ các mục đích cá nhân của họ phù hợp với các mục tiêu của tổ chức như thế nào. Điều này được thực hiện tốt nhất khi các mục đích và mục tiêu ở từng cấp được chia sẻ và thảo luận để ai cũng có thể hiểu rõ lý do phải hoàn thành các việc đó, từ đó đặt ra mục đích của mình có sự gắn kết với các mục tiêu đó. Điều này giúp nâng cao tinh thần làm chủ, sự cam kết, gắn bó của mọi người đối với việc thực hiện các mục tiêu của họ. Bằng cách trao quyền ra quyết định gắn với trách nhiệm xuống các cấp trong tổ chức, chúng ta tạo động lực thúc đẩy mọi người giải quyết các vấn đề mà họ đối diện một cách sáng suốt và cung cấp thông tin cần thiết giúp họ thích ứng linh hoạt với sự biến chuyển của tình hình. Thông qua quá trình tham gia, mỗi người trong tổ chức sẽ đặt ra các mục đích của bản thân để hỗ trợ cho các mục tiêu tổng thể của đội nhóm, từ đó hỗ trợ cho các mục tiêu của đơn vị công tác và của cả tổ chức. 

For each objective, managers need to establish clear targets and performance standards to monitor progress throughout the organization. This is also important for communicating results, and for evaluating the suitability of the goals that have been set. Everyone needs to understand how their personal goals fit with the objectives of the organization. This is best done when goals and objectives at each level are shared and discussed, so that everyone understands “why” things are being done, and then sets their own goals to align with these. This increases people’s ownership of their objectives. By pushing decision-making and responsibility down through the organization, we motivate people to solve the problems they face intelligently and give them the information they need to adapt flexibly to changing circumstances. Through a participative process, every person in the organization will set his or her own goals, which support the overall objectives of the team, which support the objectives of the business unit, and which support the objectives of the whole organization.

Theo dõi và đánh giá (Monitoring and Evaluation):

Sau khi thiết lập các đầu việc mà mỗi người chịu trách nhiệm giải trình, phải cung cấp thông tin và nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả. Cần thiết lập cơ chế giám sát các bước tiến hướng tới các mục tiêu đã thống nhất bằng cách lập một kế hoạch theo dõi việc thực thi cụ thể. Vì MBO được thiết kế để nâng cao khả năng thực thi tại mọi cấp độ của tổ chức, cần sắp xếp để đưa hệ thống đánh giá toàn diện vào hoạt động một cách chuẩn xác. Do các kết quả dự kiến được xác định theo cách cụ thể, đo lường được và rõ thời hạn hoàn thành nên phương diện đánh giá trong MBO tương đối bằng phẳng. Các nhân viên được đánh giá việc thực thi của họ trong mối liên quan với việc đạt được kết quả. Tất cả những gì còn lại phải làm là kết nối việc đạt kết quả với khen thưởng và có thể với chế độ đãi ngộ, cung cấp những thông tin phản hồi thích hợp. Các nhân viên cần nhận được phản hồi về các kết quả của bản thân họ cũng như các kết quả của tổ chức.

Once we have established what it is that someone is accountable for, we must provide the information and resources needed to achieve results. We must also create a mechanism for monitoring progress towards the goals agreed by setting up a specific plan for monitoring goal performance. As MBO is designed to improve performance at all levels of the organization, we need to put a comprehensive evaluation system in place. As goals have been defined in a specific, measurable and time-based way, the evaluation aspect of MBO is relatively straightforward. Employees are evaluated on their performance with respect to goal achievement. All that is left to do is to tie goal achievement to reward, and perhaps compensation, provide the appropriate feedback. Employees should be given feedback on their own goals as well as the organization’s goals.

Chu trình của MBO

Các bước chính (Main Steps):

Để biết cách thức áp dụng MBO, cần tìm hiểu các công đoạn của tiến trình. MBO có thể được phân chia thành nhiều bước với nhiều cách kết hợp, nhưng có ba giai đoạn chính: 1) Thiết lập mục tiêu của tổ chức; 2) Thiết lập mục tiêu của nhà quản lý; 3) Rà soát lại mục tiêu. Thiết lập các mục tiêu là bước khó nhất trong MBO. Bước này yêu cầu các nhà quản lý cấp cao nhất của tổ chức rà soát mục đích mà tổ chức mình tồn tại. Với sứ mệnh này trong tâm trí, người chỉ huy hay người giám sát cùng các nhân viên phải đặt ra các mục tiêu của tổ chức trên các lĩnh vực mà đơn vị của họ sẽ tập trung các nỗ lực để đạt được. Từng nhà quản lý trong tổ chức phải đề ra các mục tiêu công tác của mình. Quy trình này gồm ba bước chung: nhận diện các lĩnh vực kết quả chính, viết ra các mục tiêu, và trao đổi thảo luận với thủ trưởng. Sau khi việc xác lập các mục tiêu đã được các nhân viên, người quản lý và thủ trưởng nhất trí, công đoạn tiếp đó là thực hiện việc quản lý theo các mục tiêu này. Quá trình quản lý này thuộc trách nhiệm của nhà quản lý cấp dưới, chỉ bị gián đoạn bởi các phiên rà soát chính thức được tổ chức cùng với người quản lý, giám sát cấp trên. Có hai loại hình rà soát các mục tiêu: đánh giá giữa kỳ và đánh giá cuối cùng. Mục đích của rà soát giữa kỳ là nhận định về tiến độ và nhận diện các vấn đề vướng mắc gặp phải trên con đường hoàn thành các mục tiêu. Rà soát cuối kỳ nhằm xác định việc hoàn thành mục tiêu. Trong phiên rà soát này, các mục tiêu của cấp dưới được xem xét trong toàn bộ thời gian của kỳ đánh giá. Bên cạnh đó, phiên này còn tập trung vào việc đổi mới chu trình xác lập mục tiêu bằng cách tạo dựng cơ sở để lập kế hoạch các mục tiêu cho kỳ tới.

To understand how MBO can be applied, it is necessary to look at the parts of the process. MBO can be divided in multiple steps in many combinations, but there are three main stages: (1) Organization objective setting; (2) Manager objective setting; and (3) Objective review. Setting objectives is the most difficult step in MBO. This step requires the top managers of an organization to review the purpose for which the organization exists. With this mission in mind, the commander or supervisor and his staff must then set organizational objectives in areas where the unit will concentrate its efforts during the approaching objective setting period. Each manager in the organization must now determine the objectives for his business. This procedure takes place in three general steps: identifying key result areas, writing objectives, and negotiating with the boss. After the setting of objectives has been agreed upon by the subordinates, manager and his boss, the stage is set for managing by these objectives. This managing process is responsibility of the subordinate manager, and it is interrupted only by mutually arranged, formal review sessions with the commander. There are two types of objective reviews –intermediate and final. The purpose of the intermediate review is to determine progress and identify problems that stand in the way of accomplishing objectives. The final review is to determine objective accomplishment. In this session the subordinate’s objectives are reviewed for the entire period. In addition, the session concentrates on the renewal of the objective- setting cycle by establishing a basis from which to plan the objectives for the next period.

Thế mạnh của MBO (Strengths):

Nguyên tắc của MBO là làm cho các nhân viên hiểu rõ về các vai trò và trách nhiệm mà họ được trông đợi. Từ đó, họ có thể hiểu rõ các hoạt động của mình trong mối quan hệ với việc đạt được kết quả của tổ chức như thế nào. MBO cũng coi trọng việc đạt được mục đích, mục tiêu của cá nhân từng nhân viên. MBO có thế mạnh chính như sau:

1) Tạo ra sự tập trung trong tổ chức: nhân viên tập trung vào việc đạt được kết quả mong muốn;

2) Gia tăng sự hài lòng trong công việc;

3) Cho phép cá nhân có quyền tự quyết để đạt được kết quả;

4) Nâng cao khả năng thực thi;

5) Tạo kênh kết nối theo chiều dọc giữa mục đích, mục tiêu của cấp cao nhất với mục đích, mục tiêu của cấp dưới;

6) Tạo động lực thúc đẩy nhân viên: tạo điều kiện để họ tham gia vào toàn bộ quá trình thiết lập mục tiêu và nâng cao vị thế, trao quyền cho nhân viên. Điều này giúp tăng cường sự tận tâm và gia tăng sự hài lòng, cam kết gắn bó với công việc của nhân viên;

7) Giao tiếp và phối hợp tốt hơn: việc thường xuyên rà soát và tương tác giữa cấp trên và cấp dưới giúp duy trì mối quan hệ hài hòa trong tổ chức và giải quyết hiệu quả nhiều vấn đề phát sinh một cách hiệu quả và kịp thời;

8) Mục đích, mục tiêu rõ ràng;

9) Cấp dưới có xu hướng cam kết thực hiện các mục tiêu mà họ tự đặt ra cho mình hơn là các mục tiêu do người khác áp đặt;

10) Các nhà quản lý có thể đảm bảo rằng các mục tiêu của cấp dưới được kết nối với các mục tiêu của tổ chức.

The principle MBO is for employees to have a clear understanding of the roles and responsibilities expected of them. They can then understand how their activities relate to the achievement of the organization’s goal. MBO also places importance on fulfilling the personal goals of each employee. The key strengths of MBO are followings: 

1) It focuses employees on desired results; 

2) Job satisfaction is increased; 

3) Allowing individual discretion in achieving goals;

4) Performance seems to improve; 

5) It provides a vertical linkage between top and lower level goals; 

6) Motivating employess: Involving them in the whole process of goal setting and increasing employee empowerment. This increases employee job satisfaction and commitment; 

7) Better communication and Coordination: Frequent reviews and interactions between superiors and subordinates helps to maintain harmonious relationships within the organization and solve many problems efectively and timely; 

8) Clarity of goals; 

9) Subordinates tend to have a higher commitment to objectives they set for themselves than those imposed on them by another person; 

10) Managers can ensure that objectives of the subordinates are linked to the organization’s objectives.

Bất cập và giải pháp (Inadequacy and Solutions):

Một số vấn đề và bất cập liên quan đến MBO có thể gặp phải trong quá trình thực hiện, cần quan tâm khắc phục gồm:

1) Thiếu sự ủng hộ của cấp lãnh đạo quản lý cao nhất: trong các tổ chức theo kiểu truyền thống, thẩm quyền dành cho cấp lãnh đạo, quản lý cao nhất và luồng thẩm quyền theo chiều từ trên xuống. MBO không thể thành công nếu thiếu sự ủng hộ hoàn toàn của cấp lãnh đạo, quản lý cao nhất để trao cho cấp dưới các cơ hội tham gia tích cực và quyền tự quyết thích hợp;

2) Thái độ tiêu cực của cấp dưới: đôi lúc, trong khi thiết lập các mục tiêu, cấp dưới có thể do chịu áp lực phải dung hòa với cấp lãnh đạo, quản lý nên chấp nhận các mục tiêu đề ra có thể không phù hợp với thực tế. Ngoài ra, một số người có thể cảm thấy nghi ngại và cho rằng MBO là một chiêu thức khiến họ làm việc chăm chỉ, tận tụy và tham gia nhiều hơn. Do đó, cần tổ chức các hoạt động tương tác, truyền thông giao tiếp, đào tạo sớm và hiệu quả;

3) Một số trở ngại trong việc định lượng kết quả và mục tiêu: nếu những lĩnh vực kết quả đề ra khó định lượng, sẽ khó có thể đánh giá việc thực thi của nhân viên một cách chuẩn xác. Hơn nữa, MBO có xu hướng chỉ xem xét và khen thưởng về năng suất, thiếu quan tâm đến tính sáng tạo của nhân viên. Vì thế, sau khi dành thời gian cho hành động khắc phục, cần tiến hành các cuộc rà soát mang tính hệ thống để đánh giá kết quả thực thi. Các yêu cầu về mục tiêu và đầu ra cũng cần được cập nhật và chia sẻ thường xuyên;

4) Tốn nhiều thời gian và kinh phí: phải thực hiện nhiều công việc giấy tờ; phải chuẩn bị nhiều cuộc họp và các loại hình báo cáo; làm tăng thêm trách nhiệm và gánh nặng cho các nhà quản lý. Có thể đây là lý do mà nhiều nhà quản lý phản bác lại MBO. Do đó, cần tìm ra các khả năng cải cách, giải pháp đơn giản hóa thủ tục hành chính và lồng ghép trong các kế hoạch cải cách của cá nhân và của tổ chức;

5) Tình trạng nhấn mạnh vào các mục tiêu ngắn hạn: theo MBO, các mục tiêu được thiết lập cho một giai đoạn ngắn, khoảng 6 tháng hoặc 1 năm. Điều này có thể vì các mục tiêu cần mang tính định lượng nên gặp khó khăn trong việc đưa vào kế hoạch dài hạn. Do việc thực thi của các nhân viên được rà soát sau mỗi giai đoạn 6 tháng hoặc 1 năm nên họ có xu hướng tập trung vào các mục tiêu trước mắt mà thiếu quan tâm đến các mục tiêu dài hạn của tổ chức. Do vậy, cấp lãnh đạo, quản lý cao nhất cần xây dựng kế hoạch chiến lược bằng cách xác định rõ các mục đích và mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong các lĩnh vực công tác chính của tổ chức. Phương hướng hành động và các nguồn lực để đạt mục tiêu cần được lồng ghép trong một kế hoạch mang tính chiến thuật. Mục tiêu của đơn vị và vai trò của cá nhân các nhà quản lý phải được làm rõ và đầu ra dự kiến phải có sự đồng thuận;

6) Thiếu hụt các năng lực bắt buộc: nhiều nhà quản lý thiếu các kỹ năng, kiến thức, thái độ và phẩm chất cần thiết trong hàng loạt lĩnh vực, bao gồm cả khả năng tương tác giữa các cá nhân theo yêu cầu của MBO. Trong nhiều trường hợp, không có giao tiếp hai chiều và các mục tiêu được áp đặt cho cấp dưới. Một số nhà quản lý có xu hướng chỉ bảo cho nhân viên về mục tiêu và kết quả dự kiến phải đạt được trong thời hạn nhất định mà không quan tâm đến ý kiến của họ. Do đó, việc đào tạo và phát triển theo năng lực có liên quan đến MBO cần được quan tâm thực hiện để nâng cao tinh thần làm việc, tính đổi mới sáng tạo và kết quả thực thi của nhân viên;

7) Thiếu sự tương thích hợp lý: trong nhiều môi trường, sự tương thích của MBO với các hệ thống khác như là dự báo và lập ngân sách rất kém. Cần thiết có cách tiếp cận tích hợp với hoạt động tổng thể của toàn thể hệ thống. 

Some of the problems and inadequacy associated with MBO are: 

1) Lack of Support of Top Management: In traditional organizations, the authority is vested in the top management and it flows from top to bottom. MBO cannot succeed without the full support of top management to give subordinates opportunities of active participation and appropriate discretion.

2) Negative Attitude of Subordinates: Sometimes, while setting the goals, subordinates may be under pressure to get along with the management and the objectives which are set may be unrealistically. Some people may feel suspicious of the management and believe that MBO is another play of the management to make them work harder and become more dedicated and involved. Therefore, interaction, propaganda, communication and training activities should be conducted early and effectively; 

3) Difficulties in Quantifying the Goals and Objectives: If the results areas are difficult to quantify, it will be difficult to appraise the performance of the employees accurately. Moreover, MBO tends to judge and reward only productivity without giving any consideration to the creativity of the employees. Therefore, after allowing time for action, systematic reviews should be carried out to assess the performance results. Objectives and output requirements should be updated and shared frequently;

4) Costly and Time Consuming Process: There is a lot of paper work involved. Moreover, there are a lot of meetings and reports to be prepared, which add to the responsibilities and burden of the managers. Because of these reasons, various managers resist the MBO. Therefore, improvement possibilities and administrative procedure simplification solutions should be identified and incorporated in individual and corporate improvement plans;

5) Emphasis on short-term Goals: Under MBO, goals are set only for a short period, say for six months or one year. This is because of the reason that goals being quantitative in nature, it is difficult to do long range planning. Since the performance of the subordinate is to be reviewed after every six months or one year, they tend to concentrate on their immediate objectives without caring for the long range objectives of the organization. Therefore, top management should formulate a strategic plan by defining the corporate aims and objectives in the short, medium and long term in the key areas of its business. Courses of action and the resources required to meet these objectives should be incorporated in a tactical plan. Unit objectives and the roles of individual managers must be clarified and the desired outputs must be agreed.

6) Lack of required competencies: Many managers lack necessary skills, knowledge, attitudes and other characteristics in various areas including interpersonal interaction which is required in the MBO. In many cases, there is no two way communications and objectives are imposed on the subordinates. Some managers tend to dictate the goals and targets that must be achieved in a specified time with no input permitted from the subordinates. Therefore, relevant competency-based development and training should be paid in to due attention to enhance employee’s morale, initiative and performance; 

7) Lack a sound integration: In many environments, the integration of the MBO with the other systems such as forecasting and budgeting is very poor. There is a need to have an integrate approach to the overall functioning of the whole system./.

-----------------------------------

Ghi chú:

1. Theo mô hình SMART truyền thống, mục này là: Attainable/ Achievable (Tính khả thi)

TS Phạm Đức Toàn, Phó Trưởng ban Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương

tcnn.vn