Hà Nội, Ngày 18/01/2022

Công tác quản lý tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ

Ngày đăng: 05/01/2022   02:26
Mặc định Cỡ chữ
Trong những năm qua, Bộ Nội vụ luôn quan tâm đầu tư kinh phí, trang thiết bị và lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Bộ. Bài viết nêu lên thực trạng và đưa ra một số giải pháp đẩy mạnh quản lý tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
Đồng chí Vũ Đăng Minh, Chánh Văn phòng Bộ, Tổ trưởng Tổ công tác xây dựng Đề án Chuyển đổi số của Bộ Nội vụ đến năm 2025 và định hướng đến năm 2030.

Thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ

Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý tài liệu điện tử của cơ quan Bộ Nội vụ 

Trên cơ sở các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, với chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, Ban Cán sự đảng và lãnh đạo Bộ Nội vụ đã quyết tâm chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các quy định về tài liệu điện tử trong nội bộ Bộ Nội vụ và ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện, như: Đề án Quy hoạch tổng thể hệ thống thông tin của Bộ, ngành Nội vụ đến năm 2020; Dự án Đầu tư nâng cấp Trung tâm tích hợp dữ liệu của Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ bảo đảm hiện đại, tiên tiến, đồng bộ; xây dựng và triển khai Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của Bộ Nội vụ giai đoạn 2016-2020 và giai đoạn 2021-2026. Bộ cũng đã triển khai Dự án đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật hệ thống thông tin của Bộ Nội vụ; Đề án Hệ thống quản lý văn bản và một cửa điện tử tại Bộ Nội vụ tại Quyết định số 2096/QĐ-BNV ngày 12/9/2018 nhằm đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử của Bộ Nội vụ, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, phục vụ người dân và tổ chức ngày một tốt hơn; công khai, minh bạch hoạt động của Bộ Nội vụ trên môi trường mạng.

Đề cao trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân đối với công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Nhằm nâng cao trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân đối với công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ, tạo cơ sở pháp lý quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ điện tử. Theo đó, quy định cụ thể về trách nhiệm của từng cán bộ, công chức (CBCC) trong việc quản lý và lập hồ sơ điện tử tại Bộ Nội vụ, từ trách nhiệm của lãnh đạo Bộ đến thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và trách nhiệm của từng công chức, viên chức, người lao động trong việc quản lý hồ sơ tài liệu điện tử và trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. 

Các quy định đã thể chế hóa trách nhiệm của từng bộ phận, đơn vị, cá nhân trong việc tuân thủ thực hiện Quy chế văn thư, lưu trữ và các khâu trong quá trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng như: lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử, kiểm tra tài liệu và nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử, bảo quản hồ sơ lưu trữ điện tử...

Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử 

Hiện nay, hệ thống quản lý văn bản điện tử của Bộ Nội vụ gồm các phần mềm ứng dụng trong việc gửi, nhận văn bản điện tử, tạo lập hồ sơ, trình ký, ký số và phát hành văn bản kết nối Trục liên thông văn bản quốc gia và Trục liên thông văn bản nội bộ. Tại cơ quan Bộ Nội vụ đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử http://vpdt.moha.gov.vn; hệ thống Voffice được triển khai đồng bộ, toàn diện tại các đơn vị trực thuộc Bộ từ ngày 01/10/2018. Đến nay, các hệ thống, phần mềm này đã trở thành công cụ, môi trường làm việc thường xuyên của CBCC tại các đơn vị, đáp ứng theo yêu cầu của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của quy trình quản lý văn bản nói chung theo quy định, tương đối dễ sử dụng đối với hầu hết CBCC, viên chức và người lao động trong Bộ. 

Đánh giá kết quả trong công tác quản lý tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ

Những kết quả đạt được

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và xây dựng Chính phủ điện tử, Bộ Nội vụ đã từng bước hoàn thiện cơ sở pháp lý, quy định nghiệp vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho CBCC, viên chức thực hiện quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng, đồng thời tạo nề nếp, thói quen sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử cho hầu hết công chức, viên chức và người lao động. 

Việc quản lý văn bản điện tử (văn bản đến, hồ sơ trình ký, văn bản đi) trên hệ thống cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra, rút ngắn thời gian thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ văn bản điện tử, cải cách nền hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử tại Bộ, đồng thời tiết kiệm được kinh phí vật tư, văn phòng phẩm và nâng cao hiệu suất lao động.

Một số hạn chế và nguyên nhân

Hiện nay, Bộ Nội vụ đang trong quá trình thực hiện chuyển đổi số nên vẫn tồn tại song song cả hai loại hình tài liệu giấy và tài liệu điện tử. Đối với hồ sơ giấy, việc lập hồ sơ vẫn được phần lớn các đơn vị tiếp tục triển khai theo quy định từ trước, nhưng đối với tài liệu điện tử, hiện tại chưa được lập thành hồ sơ theo quy định. Hai loại hình tài liệu này cùng tồn tại gây không ít trở ngại trong việc tham mưu các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ. Mặt khác, việc lập Danh mục hồ sơ của Bộ Nội vụ chưa thực sự chặt chẽ, tiêu đề hồ sơ chưa thể hiện rõ nội dung của tài liệu hình thành trong hồ sơ, hoặc thiếu các yếu tố như thời gian, địa dư...; danh mục hồ sơ còn thiếu thành phần tài liệu, chưa sát với chức năng, nhiệm vụ của Bộ, đặc biệt chưa mã hóa được cho từng hồ sơ cụ thể... gây khó khăn trong công tác lập hồ sơ điện tử. Nguyên nhân là do lãnh đạo một số đơn vị chưa nhận thức rõ trách nhiệm, nghĩa vụ trong việc sử dụng, xử lý công việc trên hệ thống Voffice và chưa quán triệt việc sử dụng Voffice trong quá trình giải quyết công việc đến toàn thể CBCC, viên chức. 

Hệ thống văn bản quy chế, quy định, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ điện tử của Bộ đã được ban hành nhưng chưa đầy đủ nên gây khó khăn trong việc hướng dẫn nghiệp vụ đối với CBCC, viên chức trong quản lý và thực hiện. Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ còn thiếu, chưa đảm bảo nhân lực để thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại cá đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu. Hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị phần mềm cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thiếu đồng bộ (chưa có máy chủ, máy trạm, kho số...) để tiến hành việc nộp lưu tài liệu điện tử. 

Một số giải pháp đẩy mạnh quản lý tài liệu điện tử tại Bộ Nội vụ

Một là, tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác lập và lưu trữ tài liệu điện tử trong toàn hệ thống.

Từ năm 2018 đến nay, lãnh đạo Bộ Nội vụ đã chỉ đạo quyết liệt các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, nhất là người đứng đầu đơn vị phải nghiêm túc thực hiện việc giao nhận và xử lý văn bản trên hệ thống Voffice thông qua các văn bản chỉ đạo cụ thể cũng như trong các cuộc họp, hội nghị giao ban hàng tháng. Để công tác lập, nộp lưu hồ sơ triển khai hiệu quả trong thời gian tới, công tác lãnh đạo, chỉ đạo cần tập trung vào một số nhiệm vụ sau: 1) Quản lý, chỉ đạo và triển khai việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các đơn vị theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Nội vụ; 2) Phát huy tính tiên phong, gương mẫu, nhất là người đứng đầu các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác lập và lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan, đơn vị mình; 3) Chú trọng và thường xuyên chỉ đạo việc kiểm tra, thanh tra công tác lập và lưu trữ tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ.

Hai là, xây dựng quy chế về lập và nộp lưu hồ sơ điện tử.

Việc quản lý tài liệu điện tử vẫn đang là vấn đề mới đối với công tác văn thư, lưu trữ nên một số quy định còn chưa đồng bộ, thống nhất do thiếu cơ sở lý luận và thực tiễn triển khai. Do vậy, để bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất và rõ trách nhiệm, Bộ Nội vụ cần ban hành các văn bản hướng dẫn về: xây dựng danh mục hồ sơ; cập nhật tài liệu vào phần mềm quản lý điện tử; cách lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; công tác duy trì, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; tiêu hủy tài liệu điện tử… Theo đó, cần sớm trình lãnh đạo Bộ Nội vụ ban hành Quy chế về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử như: Quy định về việc đặt tên file văn bản điện tử; Quy định về tạo lập văn bản đi và việc kết thúc luồng văn bản đến trên hệ thống Voffice của cá nhân được phân công xử lý văn bản; Quy định về tạo lập hồ sơ đối với từng công việc đã hoàn thành của cá nhân được phân công xử lý văn bản trên hệ thống Voffice; Quy định về công tác duy trì, bảo quản, tìm kiếm, tra cứu tài liệu lưu trữ điện tử; Quy định về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; tiêu hủy tài liệu điện tử; Quy định về đảm bảo an ninh, an toàn mạng trong quá trình tạo lập và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Quy định về thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm; Quy định cụ thể trách nhiệm thực hiện của các tổ chức, cá nhân liên quan trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Bộ Nội vụ.

Việc ban hành các quy định, quy chế hướng dẫn công tác lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cùng với việc chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng CNTT là điều kiện cần và đủ để CBCC, viên chức chủ động trong việc triển khai lập, nộp lưu hồ sơ điện tử một cách khoa học, đồng bộ theo quy định, quy chế của cơ quan. Qua đó, giúp xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của CBCC, viên chức trong việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử được tốt hơn, đồng thời giúp cơ quan kiểm soát tốt quy trình, phương pháp chất lượng hồ sơ điện tử ngay từ giai đoạn lập hồ sơ.

Ba là, chú trọng tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn và kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Cần có định hướng về xây dựng tiêu chuẩn đối công chức, viên chức làm việc tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ đáp ứng yêu cầu văn thư, lưu trữ điện tử. Trong đó, cần bổ sung yêu cầu về kỹ năng CNTT, kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, kỹ năng xử lý thông tin trên môi trường mạng, kỹ năng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan. Để công tác đào tạo nguồn nhân lực đạt được hiệu quả, cần có kế hoạch triển khai cụ thể, chi tiết, tập trung vào các hoạt động như: khảo sát, đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện nay của Bộ; xác định được những yêu cầu cụ thể về nguồn nhân lực như: số lượng, yêu cầu về trình độ chuyên môn; tin học; ngoại ngữ, đạo đức nghề nghiệp...; cử công chức, viên chức tham gia các khóa đào tạo dài hạn, ngắn hạn... hoặc tổ chức tập huấn, mời các chuyên gia, báo cáo viên để giảng dạy, hướng dẫn cho CBCC, viên chức của Bộ. 

Bốn là, tiếp tục triển khai đầu tư trang thiết bị công nghệ và nâng cấp phần mềm quản lý tài liệu điện tử.

Cần nâng cấp hệ thống phần cứng để đáp ứng tiêu chuẩn về tốc độ xử lý, hiệu năng phần mềm và khả năng lưu trữ đảm bảo tính bảo mật, an toàn an ninh thông tin; tiếp tục hoàn thiện hệ thống Voffice đầy đủ chức năng theo các yêu cầu tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV để đảm bảo toàn bộ văn bản điện tử Bộ Nội vụ liên thông với các cơ quan hành chính nhà nước sẽ được gửi, nhận 100% theo dạng điện tử, làm tiền đề để triển khai Chính phủ điện tử tại Bộ Nội vụ. Ngoài ra, cần mở rộng dung lượng đường truyền internet của Bộ Nội vụ. Việc nâng cấp đường truyền internet phục vụ cho việc truy cập phần mềm quản lý văn bản Bộ Nội vụ từ môi trường internet của người sử dụng tại Bộ nhanh hơn, cập nhật và chuyển tải tài liệu đính kèm nhanh và có dung lượng lớn hơn. Đồng thời, cần nâng cấp hoặc thay mới những máy vi tính, thiết bị đã quá cũ và lỗi thời cho CBCC, viên chức để xử lý công việc nhanh và hiệu quả. 

Năm là, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Dự án lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ giai đoạn 2022-2025.

Để có đủ nguồn lực thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ trong điều kiện đẩy mạnh chuyển đổi số, cần xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Dự án lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ giai đoạn 2022-2025. Nội dung của Dự án là: 1) Số hóa toàn bộ khối liệu lưu trữ bằng bản giấy đang được quản lý tại kho lưu trữ của Bộ; 2) Hệ thống hóa, chỉnh lý và đưa vào lưu trữ tất cả các hồ sơ điện tử mới phát sinh; 3) Lưu giữ, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu quản nhà nước của Bộ Nội vụ. 

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực, đảm nhận nhiều nhiệm vụ chính trị quan trọng được Đảng và Nhà nước giao; do đó khối lượng tài liệu điện tử sẽ ngày càng lớn, đòi hỏi công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Bộ Nội vụ cần được chú trọng hơn. Bên cạnh đó, với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Bộ Nội vụ cần nghiên cứu và triển khai các biện pháp đồng bộ và quyết liệt để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử phù hợp với chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử, hiện đại hóa nền hành chính trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ phát triển đất nước nhanh và bền vững./.

 

TS Vũ Đăng Minh - Chánh Văn phòng, Bộ Nội vụ

tcnn.vn

Tin tức cùng chuyên mục

Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia

Ngày đăng 17/01/2022
Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính vừa ký ban hành Quyết định 06/QĐ-TTg phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030.

Bài học kinh nghiệm và định hướng xác định Chỉ số cải cách hành chính đến năm 2030

Ngày đăng 12/01/2022
Sau 10 năm triển khai xác định Chỉ số cải cách hành chính (từ năm 2012 đến nay), Bộ Nội vụ với vai trò cơ quan thường trực cải cách hành chính của Chính phủ, đã thường xuyên cải tiến, đổi mới nội dung, phương pháp xác định Chỉ số cải cách hành chính hàng năm để Chỉ số cải cách hành chính luôn được hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu đánh giá khách quan, trung thực, sát thực tế cải cách hành chính của các bộ, ngành, địa phương.

Nhiệm vụ trọng tâm trong công tác cải cách hành chính nhà nước của Bộ Nội vụ năm 2022

Ngày đăng 29/12/2021
Bộ Nội vụ vừa ban hành Báo cáo số 6598/BC-BNV về kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước năm 2021 và phương hướng nhiệm vụ năm 2022. Theo đó, Bộ Nội vụ đã đưa ra những nhiệm vụ trọng tâm trong công tác cải cách hành cần tập trung thực hiện trong năm 2022.

Thủ tướng làm Trưởng Ban Chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ

Ngày đăng 24/12/2021
Ngày 24/12/2021, Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính đã ký Quyết định số 2193/QĐ-TTg về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ. Thủ tướng Chính phủ làm Trưởng Ban Chỉ đạo.

Đẩy nhanh chuyển đổi số

Ngày đăng 23/12/2021
Thời gian qua, TP Hà Nội và hai tỉnh Quảng Ninh, Thái Nguyên tích cực thực hiện các giải pháp chuyển đổi số, đổi mới mô hình tăng trưởng, nâng cao năng lực cạnh tranh cấp tỉnh. Trong bối cảnh dịch Covid-19 tiếp tục diễn biến phức tạp, thời gian tới các địa phương tiếp tục thúc đẩy chuyển đổi số mạnh mẽ, coi đây là giải pháp trọng tâm nhằm thích ứng an toàn, linh hoạt, kiểm soát hiệu quả dịch bệnh, phục hồi và phát triển kinh tế-xã hội.