Hà Nội, Ngày 04/06/2020

Phát triển từ lưu trữ truyền thống thành lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu

Ngày đăng: 13/09/2019   10:05
Mặc định Cỡ chữ
Kho lưu trữ tài liệu điện tử sẽ bảo đảm được chức năng tập trung nguồn tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

1. Xu hướng phát triển lưu trữ điện tử trên thế giới

Xu hướng phát triển chung và xu hướng trong việc tạo lập kho tài liệu đang diễn ra đồng thời với việc áp dụng công nghệ thông tin, với tuyên bố gần đây của Google, Yahoo, Amazon, Microsoft và một số doanh nghiệp khác về việc số hóa một lượng lớn tài liệu có giá trị từ 500 trăm năm trở lại đây là một sáng kiến sẽ làm thay đổi cách tư duy, học tập, nghiên cứu và khám phá. Họ cho rằng số hóa kho tri thức thế giới là một trong những sáng kiến quan trọng nhất của thiên niên kỷ mới.

Phương hướng chiến lược chủ yếu trong việc phát triển các kho lưu trữ trên thế giới là tăng cường bổ sung các tài liệu số. Các Trung tâm lưu trữ trên thế giới hiện đang tiến hành bổ sung và bảo quản một khối lượng lớn tài liệu điện tử, trong tương lai, hầu hết tài liệu chỉ được thu thập về dưới dạng điện tử, số lượng các tài liệu được tổ chức dử dụng dưới dạng điện tử đang tăng nhanh, có những dự báo cho rằng trong tương lai gần  tài liệu được tổ chức sử dụng cũng như xuất bản hầu hết dưới dạng điện tử.

Hiện nay, hầu hết các kho lưu trữ trên thế giới đang nỗ lực thực hiện việc số hóa tài liệu. Họ lập kế hoạch số hóa các tài liệu có giá trị và tần xuất sử dụng cao. Công cụ để tổ chức sử dụng tài liệu là các trang WEB chuyên biệt bảo đảm việc truy cập thông tin bằng lời văn, hình ảnh, âm thanh,...

Về mô hình, hiện nay các nước phát triển trên thế giới đang xây dựng các kho lưu trữ theo hai mô hình cơ bản đó là “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” và “Kho lưu trữ số”. “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” sẽ lưu trữ và phục vụ sử dụng cả tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) và tài liệu điện tử (tài liệu số hoá), trong khi đó “Kho lưu trữ số” chỉ lưu trữ và phục vụ sử dụng các tài liệu điện tử, tức là toàn bộ các tài liệu của kho lưu trữ đã được số hóa hoặc tài liệu ngay từ khi hình thành dưới dạng điện tử. Như vậy có thể nói rằng “Kho lưu trữ số” là một bước tiến xa hơn của “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” hay có thể nói cách khác, là “Kho lưu trữ tài liệu điện tử cấp cao”, cho phép đọc được thông tin toàn văn sau khi đã số hoá hầu hết tài liệu, đặc biệt là các tài liệu dưới dạng đồ hoạ (như tranh ảnh, bản đồ,...) và tài liệu đa phương tiện (multimedia).

Về công nghệ, các “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” và các hệ thống thông tin điện tử nói chung được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật là các Trung tâm dữ liệu (Data Center). Hiện nay, Trung tâm dữ liệu đang là đích đến của các cơ quan lưu trữ và các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính như các ngân hàng, sàn chứng khoán, công ty bảo hiểm,… Khi công nghệ thông tin phát triển ở trình độ cao, được ứng dụng rộng rãi trong cộng đồng dân cư và các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp thì nhu cầu về quản lý, lưu trữ, xử lý và sử dụng thông tin đã trở nên không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức.

Đối với các cơ quan, tổ chức, nhu cầu quản lý, lưu trữ an toàn, khoa học, bảo mật, xử lý và khai thác sử dụng với số lượng lớn tài liệu cho nhiều người sử dụng đồng thời là hết sức quan trọng. Từ nhu cầu thực tế đó, các cơ quan, tổ chức nói chung phải tính đến xây dựng hoặc thuê một “Trung tâm dữ liệu” cho hiện tại và tương lai để thu thập, xử lý, lưu trữ, và cung cấp dữ liệu nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của sử dụng, đem lại hiệu quả về kinh tế, an ninh trong quá trình hoạt động.

Các Trung tâm dữ liệu được xây dựng có niệm vụ thu thập dữ liệu, cung cấp dịch vụ sử dụng, quản trị, vận hành các hệ thống thông tin điện tử. Về cơ bản, Trung tâm dữ liệu là một hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông thống nhất, có thể cung cấp dịch vụ thiết lập, quản trị, khai thác các ứng dụng cho cơ quan, tổ chức và phục vụ cho hàng ngàn người cần truy cập, trao đổi thông tin. Trung tâm dữ liệu có chức năng xử lý và lưu trữ dữ liệu với một hệ thống máy tính gồm nhiều máy chủ (Server) và các thiết bị lưu trữ lớn để lưu trữ dữ liệu, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của tài liệu điện tử từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông.

Cùng với sự phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống hạ tầng truyền thông, các Trung tâm dữ liệu hiện nay đang phát triển theo hướng liên kết với nhau để hình thành hệ thống “Trung tâm dữ liệu ảo”, đáp ứng yêu cầu quản lý, vận hành và khai thác các hệ thống thông tin điện tử trong phạm vi chuyên ngành cũng như phạm vi liên ngành.

2. Nhu cầu xây dựng Trung tâm lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam

Trong thời đại công nghệ thông tin thay đổi hàng ngày, hàng giờ, việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ luôn vận động theo hướng phướng triển nhanh đỏi hỏi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải tiếp tục có những chiến lược mới để điện tử hoá Kho lưu trữ cho hiện tại và tương lai. Trong giai đoạn hiện này, chính sách điện tử hoá kho lưu trữ truyền thống cần hướng tới các vấn đề, đó là số hoá tài liệu (tạo lập các tài liệu điện tử), bảo quản lâu dài và quản lý tài liệu điện tử cho sử dụng hiện tại và tương lai. Việc số hoá tài liệu là xu thế phát triển chung phù hợp với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản lâu dài để bảo đảm việc sử dụng trong tương lai. Việc quản lý tài liệu điện tử là bảo đảm độ tin cậy của tài liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu điện tử.

Nhu cầu đầu tư xây dựng một Trung tâm dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tạo lập, thu thập, lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu điện tử, các tài liệu điện tử đó được điện tử hoá (hay số hoá) từ các tài liệu lưu trữ truyền thống hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

- Bảo quản, bảo hiểm tài liệu điện tử với các giải pháp lưu trữ với những định dạng chuẩn về tài liệu điện tử; sao lưu dưới nhiều định dạng khác nhau, với nhiều phương tiện khác nhau; có khả năng chuyển đổi tài liệu sang các môi trường công nghệ mới; phục hồi dữ liệu khi có rủi ro, để có thể bảo vệ an toàn tài liệu điện tử;

- Thu thập tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quốc gia;

- Quy định về quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử nhằm vận hành và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Tính khả thi của việc xây dựng Trung tâm lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam

Trung tâm lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam (Kho lưu trữ tài liệu điện tử) trên cơ sở của kho lưu trữ tài liệu truyền thống sẽ tồn tại hai hệ thống, kho lưu trữ cũ với kho đa phương tiện và Kho lưu trữ tài liệu điện tử. Việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử luôn phát triển cùng với công nghệ. Thông tin có thể mất đi trong một quá trình hoạt động bình thường hoặc có thể mất vì các thiết bị hay ứng dụng đọc chúng không còn nữa. Do đó, xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử là một hoạt động liên tục, không bao giờ kết thúc và trở thành một hoạt động thường xuyên.

Vì vậy, việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần được tổ chức với quy mô phát triển rộng dần, qua nhiều giai đoạn với nguồn đầu tư lớn được bổ sung thường xuyên. Việc đầu tư qua nhiều giai đoạn sẽ bảo đảm được sự phát triển phù hợp với sự phát triển của công nghệ, nhưng cũng phải bảo đảm khả năng kế thừa, tính ổn định lâu dài của các nội dung đầu tư trước, hạn chế việc đầu tư lại.

Việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử trong giai đoạn đầu cần xây dựng theo một qui mô phù hợp với việc ưu tiên đầu tư các nội dung có tính bền vững trong khoảng thời gian dài, đối với các nội dung đầu tư có sự ổn định ngắn, tức là chịu sự tác động của sự thay đổi công nghệ, cần đầu tư qua nhiều giai đoạn với qui mô mở rộng phù hợp. Nội dung đầu tư cụ thể như sau:

Trước hết, ưu tiên đầu tư các giải pháp có tiêu chí mang đặc tính ổn định bền vững (sử dụng lâu dài) so với sự phát triển của công nghệ, cụ thể:  

- Về giải pháp quản lý tài liệu, áp dụng theo tiêu chuẩn chung: mô hình lưu trữ tài liệu điện tử để tự động hoá các qui trình nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, xử lý, khai thác sử dụng...) và bảo đảm các đặc tính lưu trữ (tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn, khả dụng); các chuẩn thông tin (mô tả, giao tiếp, tích hợp...) để có cơ sở cho xây dựng các giải pháp phần mềm quản lý tài liệu điện tử đạt tiêu chuẩn quốc tế, được áp dụng hiệu quả và ổn định trong thực tế, điều đó sẽ bảo đảm sự thống nhất chung và sự phát triển bền vững;

- Về giải pháp bảo quản và duy trì lâu dài tài liệu điện tử, cần lựa chọn các chuẩn định dạng cơ bản cho tài liệu và dữ liệu với các yêu cầu về khả năng sử dụng lâu dài như: định dạng vừa đáp ứng yêu cầu phổ dụng hiện tại lại vừa đáp ứng yêu cầu sử dụng lâu dài khi công nghệ phát triển; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cho việc sao lưu bảo hiểm ra các phương tiện lưu trữ khác nhau (băng từ, đĩa quang, microfilm,...); có khả năng chuyển đổi, di chuyển an toàn sang các định dạng chuẩn khác nhau khi công nghệ thay đổi;

- Về phương tiện lưu trữ, cần đầu tư vào các giải pháp phần cứng và phần mềm lưu trữ để bảo đảm: bảo quản lâu dài tài liệu, bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử; tài liệu được lưu giữ an toàn, bảo quản lâu dài, có giải pháp chuyển đổi và kiểm tra an toàn; áp dụng các biện pháp bảo mật; các phương tiện phải có tính bền vững, có giải pháp sao lưu dự phòng và phục hồi khi có sự cố;

- Về phát triển nguồn tài nguyên, cần đầu tư phát triển nguồn tài liệu điện tử thông qua việc tiến hành số hoá một lượng lớn tài liệu lưu trữ trong Kho lưu trữ tài liệu truyền thống, ưu tiên lựa chọn số hoá các tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng nhiều, tài liệu quý hiếm và các tài liệu đã, đang bị huỷ hoại. Việc tạo nhiều nguồn tài liệu điện tử sẽ đáp ứng nhiều hơn những yêu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ.

Tiếp theo, đối với những nội dung đầu tư có sự ổn định ngắn thì cần đầu tư theo lộ trình tuỳ theo mức độ phát triển của nhu cầu. Ví dụ, đối với hệ thống thiết bị lưu trữ, cần xây dựng với quy mô nhỏ phù hợp với nhu cầu cho hiện tại và phát triển trong giai đoạn ngắn. Bởi lẽ nếu xét về mặt công nghệ, công nghệ cho thiết bị lưu trữ phát triển rất nhanh, thường thì sau một năm dung lượng lưu trữ tăng gấp hai trong khi giá thành thiết bị tăng không đáng kể, thiết bị thay thế hay nâng cấp với công nghệ cũ giá thành rất cao. Nếu xét về khối lượng tài liệu, khối lượng dữ liệu điện tử hiện tại đang có là không nhiều và khối lượng được xây dựng mới sẽ tăng dần trong thời gian tới. Vì vậy, giai đoạn 2020-2025 cần đầu tư một thiết bị lưu trữ có quy mô nhỏ đủ để lưu trữ một khối lượng dữ liệu và tài liệu lưu trữ phát triển đến năm 2025. Thiết bị lưu trữ đầu tư tiếp theo (có thể sau 5 năm) sẽ được đầu tư mới với dung lương lưu trữ lớn hơn gấp nhiều lần để có thể thay thế hoặc kế thừa thiết bị cũ, chí phí đầu tư hợp lý.

Ngoài ra, cần kế thừa các kết quả đầu tư đã có, tránh không phải đầu tư chồng chéo hoặc đầu tư lại, giảm chi phí đầu tư, đồng thời cũng phải tạo ra các cơ sở cho sự phát triển và nâng cấp trong các giai đoạn tiến theo để hướng tới xây dựng kho lưu trữ số hiện đại.

Cuối cùng, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với chức năng tham mưu cho Bộ Nội vụ về quản lý Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, trực tiếp quản lý các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần thực hiện:

- Chủ trì xây dựng các chính sách phát triển nguồn tài liệu điện tử.

- Đề xuất xây dựng các dự án, các tiêu chuẩn và các giải pháp công nghệ về tạo lập, thu thập, quản lý và lưu trữ thống nhất các nguồn tài liệu điện tử đang hình thành trong hệ thống các cơ quan nhà nước để có cơ sở cho các cơ quan này xây dựng các chương trình quản lý hiện hành, lập hồ sơ và nộp lưu các tài liệu điện tử.

 - Xây dựng quy chế về quản lý, bảo mật an toàn tài liệu trong đơn vị, kết hợp với việc thực thi chính sách, đào tạo để nâng cao ý thức và trách nhiệm của cá nhân trong việc sử dụng, bảo mật và bảo vệ các nguồn tài liệu điện tử.

Việc triển khai xây dựng Trung tâm dữ liệu tài liệu điện tử là hoàn toàn phù hợp với xu thế quản lý, khai thác các hệ thống thông tin điện tử nói chung và hệ thống thông tin lưu trữ điện tử nói riêng. Kho lưu trữ tài liệu điện tử sẽ bảo đảm được chức năng tập trung nguồn tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước; quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ trên mạng thông tin diện rộng. Để xây dựng thành công, cần có sự chỉ đạo thống nhất, sự nỗ lực và ý thức trách nhiệm của từng công chức, viên chức nhằm từng bước phát triển Kho Lưu trữ theo hướng hiện đại. Kỹ năng của công chức, viên chức và quyết tâm của Lãnh đạo có vai trò quyết định thành công của việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử. Những hoài nghi sẽ luôn tồn tại trong quá trình dịch chuyển và phát triển, nhưng nếu có tổ chức với hoạt động tích cực của Lãnh đạo và toàn thể công chức, viên chức sẽ bảo đảm quá trình thực hiện chuyển đổi đạt kết quả./.

Thạc sĩ Lê Văn Năng (Giám đốc Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Theo: luutru.gov.vn

Tin tức cùng chuyên mục

Một số định hướng nghiên cứu cơ bản của Bộ Nội vụ trong thời gian tới

Ngày đăng 29/05/2020
Ngày 16/10/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ký ban hành Quyết định số 1585/QĐ-BNV Phê duyệt Chiến lược phát triển khoa học và Công nghệ của ngành Nội vụ giai đoạn 2015 - 2025. Chiến lược đã đưa ra những định hướng nhiệm vụ phát triển khoa học và công nghệ ngành Nội vụ cụ thể trong từng lĩnh vực thuộc ngành Nội vụ.

Khung chính sách đối với người có tài năng trong hoạt động công vụ

Ngày đăng 29/05/2020
Hiện nay, đang còn nhiều quan điểm khác nhau về người có tài năng; nội dung chính sách đối với người có tài năng và cách thức áp dụng chính sách đối với người có tài năng để đạt mục tiêu đề ra. Bài viết trình bày một số quan điểm và khung chính sách đối với người có tài năng; đề xuất, kiến nghị về hoàn thiện chính sách thu hút và đãi ngộ đối với người có tài năng trong hoạt động công vụ ở Việt Nam.

Chính sách thu hút nguồn nhân lực cho vùng dân tộc thiểu số của Australia và những gợi mở đối với Việt Nam

Ngày đăng 27/05/2020
Bài viết giới thiệu khái quát chính sách thu hút nguồn nhân lực của Australia với mục tiêu phát triển bền vững cộng đồng người bản địa và từng bước thu hẹp khoảng cách giữa người bản địa với các nhóm khác trong xã hội; qua đó kiến nghị một số nội dung Việt Nam có thể nghiên cứu, vận dụng trong việc xây dựng chủ trương, chính sách thu hút nguồn nhân lực cho phát triển kinh tế - xã hội tại các vùng dân tộc thiểu số đạt hiệu quả.

Một cách tiếp cận đối với tư tưởng, quan điểm và các nội dung sửa đổi Luật Thanh niên năm 2005

Ngày đăng 26/05/2020
Thanh niên là mùa xuân của dân tộc, là tương lai của đất nước. Cho nên các quốc gia đều có các chính sách để thanh niên phát triển, tu dưỡng, rèn luyện và học tập, cống hiến và lập thân, lập nghiệp. Ngược lại, với sức trẻ, nhiệt huyết và ước mơ của mình, thanh niên cũng có trách nhiệm với bản thân, với gia đình và Tổ quốc. Tháng 01/1955, tại Trường Đại học nhân dân Việt Nam, Bác Hồ đã nói: “Nhiệm vụ của thanh niên không phải là hỏi nước nhà đã cho mình những gì, mà phải tự hỏi mình đã làm gì cho nước nhà”. Tổng thống Mỹ John F.Kennedy cũng đã nói với thanh niên Mỹ vào ngày 20/01/1961: “Đừng hỏi Tổ quốc có thể làm gì cho bạn, hãy hỏi bạn có thể làm gì cho Tổ quốc”. Có thể tiếp cận từ góc độ này để xác định tư tưởng, quan điểm và nội dung cần sửa đổi Luật Thanh niên năm 2005.

Bảo đảm sự tham gia của người dân trong xây dựng chính sách công ở Việt Nam

Ngày đăng 11/05/2020
Việc triển khai thực hiện một số chính sách công ở Việt Nam thời gian qua cho thấy còn có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các nội dung, khó đi vào cuộc sống, gây lãng phí, tốn kém và không phù hợp với năng lực thực thi của địa phương, dẫn đến cản trở sự phát triển của đời sống xã hội - mà một trong những nguyên nhân quan trọng là thiếu sự tham gia của người dân vào quá trình xây dựng chính sách công. Bài viết phân tích, lý giải tầm quan trọng và đề xuất một số giải pháp nhằm đảm bảo sự tham gia của người dân trong quá trình xây dựng, hoạch định chính sách công.

Tiêu điểm

Nổi lửa, giữ lửa và cái chớp mắt lịch sử

“Lửa” chống tham nhũng, “lửa” nhiệt huyết phát triển kinh tế cùng bùng lên trong nhiệm kỳ Đại hội XII của Đảng. Nổi lửa khó khăn, nhưng giữ lửa còn khó khăn hơn khi một nhiệm kỳ, theo nguyên Chủ tịch nước Trương Tấn Sang, “chỉ là cái chớp mắt của lịch sử”.