11/02/2015 10:10
Một vài lưu ý về thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ. Ảnh minh họa: internet
Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay, do các cơ quan, tổ chức chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên vẫn còn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào lưu trữ lịch sử. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có tài liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán. Khi thu thập tài liệu, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài liệu gì thu tài liệu đó", chưa chú trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ, từng phông lưu trữ chưa hoàn chỉnh.
Để việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả, chúng ta cần chú ý một số nội dung liên quan như sau:
1. Xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu: Thu thập và bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh phông lưu trữ. Để thu thập, bổ sung tài liệu chính xác, cần phải xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cụ thể:
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn.
Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, yêu cầu đặt ra là các cơ quan, tổ chức phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lưu trữ, người làm lưu trữ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phông lưu trữ. Từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ.
2. Thực hiện đúng các nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
 - Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Ví dụ: Đối với Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945 để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông thành hai khối lớn (khối tài liệu hình thành trước cách mạng tháng Tám năm 1945 và khối tài liệu hình thành sau cách mạng tháng Tám năm 1945). Nhưng tại các địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng ở địa phương đó để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông.
Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được. Cụ thể: Tài liệu hình thành trước 1945 là tài liệu của chính quyền Phong kiến; tài liệu của các cơ quan thuộc địa của thực dân Pháp và phát xít Nhật; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ trước cách mạng tháng Tám năm 1945 thuộc thẩm quyền quản lý của Lưu trữ Quốc gia và được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Tài liệu hình thành sau cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền nhà nước dân chủ nhân dân và nhà nước xã hội chủ nghĩa; tài liệu của chính quyền miền nam Việt Nam và Việt Nam cộng hoà; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ sau cách mạng đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Tài liệu của một phông nếu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau.
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông: Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Ví dụ: phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh A và phông Sở Nội vụ tỉnh A là 02 phông độc lập nhưng nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau vì cùng phản ánh chức năng, nhiệm vụ cơ bản giống nhau. 
Hy vọng rằng, trong thời gian đến, các cơ quan, tổ chức sẽ chú trọng và thực hiện tốt việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ để góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ.
                                                                                                        Thùy Dung
Theo: noivu.danang.gov.vn
[2024]
Một vài lưu ý về thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữThu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ. Ảnh minh họa: internet   Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay, do các cơ quan, tổ chức chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để
Share on Facebook   Share on Twitter Share on Google Share on Buzz        Quay lại   Gửi đi   In trang này   Về đầu trang
TIN MỚI NHẤT
Một số giải pháp nâng cao đạo đức công chức
Vượt qua rào cản từ nhận thức khi triển khai dịch vụ công trực tuyến mức 3 cấp xã
Một số ý kiến về việc thực hiện cơ chế “phân cấp” theo Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015
Các tin khác
Tin hoạt động Tổ chức nhà nước
(08/12/2016 05:18)
Bế giảng lớp bồi dưỡng ngạch Chuyên viên chính khoá 35 và Chuyên viên khóa 37
Sáng 08/12/2016, tại Hà Nội, Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức - Bộ Nội vụ tổ chức Lễ Bế giảng 02 lớp bồi dưỡng  ...
Tin mới nhất

Hội nghị cán bộ toàn quốc phổ biến, quán triệt Nghị quyết Trung ương 4 khóa XII về tăng cường xây dựng, chỉnh đốn Đảng

Không đơn thuần là thất thoát ngân sách

Năm 2018: 80% thủ tục xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh qua Một cửa quốc gia

Bế giảng lớp bồi dưỡng ngạch Chuyên viên chính khoá 35 và Chuyên viên khóa 37

Tổ chức lớp Bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng nghiên cứu khoa học năm 2016

Bàn về thi tuyển các chức danh công chức lãnh đạo hiện nay

Kỷ cương và đồng hành

Tin xem nhiều

Đánh giá cán bộ, công chức

Một số giải pháp nhằm tăng cường công tác cán bộ nữ

Những vấn đề lý luận và thực tiễn hiện nay về “tự bảo vệ” Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa

Chế định hợp đồng trong Luật Viên chức

Quản lý nhà nước về công tác thanh niên hiện nay

Bài học về thời cơ trong Cách mạng Tháng Tám và vận dụng vào thực tiễn hiện nay

Phát triển nguồn nhân lực Việt Nam giai đoạn 2015-2020 đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế

Tổng Biên tập: Nguyễn Đức Tuấn
Trụ sở tòa soạn: Số 8 Tôn Thất Thuyết, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 0804 6422, 0804 6543; Fax: 0804 6621 - Email: Tapchitcnn@moha.gov.vn
Bản quyền thuộc Tạp chí Tổ chức nhà nước - Bộ Nội vụ
Giấy phép xuất bản: Số 407/GP-BTTT ngày 27/9/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông

®Tạp chí điện tử Tổ chức nhà nước là cơ quan báo chí của Bộ Nội vụ, có chức năng thông tin, tuyên truyền các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.